#タスク のアラート(通知)について

A user requested that we specify the time at which task alert e-mails are to be sent.

I would like to share with you the results of my confirmation regarding this and how we finally handled it.

みなさまこんにちは。
早速ですが、まずは先日の記事と重複しますが告知です。

以下、いずれもノーツコンソーシアム会員に限らず参加可能です。
Dominoの枠に収まらない研究会、情報交換会ですので、ぜひご検討ください。

●2023年6月23日(金) 第二回 大阪研究会
　　詳細は上記リンクよりご確認ください。
　　今回もかなり濃い内容になりそうです。

●2023年7月13日（木) ノーツ新任担当者向けワークショップ（2023年 春開催）
　　ついに東京オンサイト開催!
　　大阪サテライト会場も準備して、皆様のご参加をお待ちしております。

●2023年8月25日(金) ユーザー情報交換会(@京都)
　　第三回大阪研究会、第三回名古屋研究会併催!!
　　終了後は鴨川　川床で懇親会!
　　今一度、対面のよさを見直しましょう!

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さて今回はユーザーより、ノーツのタスクについて、通知時間を指定してメールを送信したいとの問い合わせが入りましたので、少し調べてみました。

以下がタスクのアラーム通知オプション画面になります。

通知方法をここで細かく説明する必要はないかとは思いますので割愛しますが、この[アラームを鳴らす時]を細かく設定したいということになります。

ここでは、

日にち単位しか設定できません。
〇日後、もしくは〇日前ということになります。

弊社の環境で、そのまま設定した場合、

なぜか 12:01:00 に設定されていました。

ちなみに予定の場合は、

このように「日」だけでなく、「時間」や「分」が設定できました。

そこでいつもながら、サポートへ問い合わせです。
正直なところ、「仕様です」っていう答えのみかなと考えていたのですが、以下のような回答を頂けました。

1. HCL社様環境においてもアラームの通知オプションで特定の日時を選択できないことを確認しております。
2. 「タスク」は日にち単位で作成されるため、開始日と終了日を指定し、アラームの通知設定を期日より前か後の日数のみ指定することができます。
3. 残念ながら、このタスクに特定の日や時間を選択する方法はございません。そのため、ユーザーは特定の日や時間にタスク通知を受け取ることができません。

との事でした。
「ごもっとも」というのが本音です。
ただその後、以下の内容が続けられていました。

お客様のご期待に添うことができず大変申し訳ございませんでした。

タスクのアラームの通知に特定の日や時間を指定するための機能の改善要望が「HCL #dominoforever Product Ideas Portal」サイトに提出されています。
当機能の追加を希望されるお客様は投票（VOTE）をお願いします。

https://domino-ideas.hcltechsw.com/ideas/NTS-I-2372

同じことを考えられている方がいらっしゃるのですね。
もちろん即時VOTEですが、まだ2なんです(汗
もし同じお悩みをお持ちでしたら、ぜひVOTEください!!

インターフェイスは持っているので、実装するのはそれほど難しくなさそうなのですが・・・。

以上を踏まえて、弊社ではタスクとしてではなく、スケジュールとして登録することでユーザーの思う動作を得ることができましたので、解決は解決です。

ちなみに昨日も記事を書きましたが、弊社ではOnTimeを利用しております。
OnTime上ではタスクが表示されないのですが、スケジュールとして登録することで、OnTime上でも確認することができるようになりました。

こちらの凡例として「タスク」というものを設定することで、色分けされますので、これはこれで使いやすい方法と感じております。

お試し頂く価値はあるのではないでしょうか。

#OnTime for Domino Ver.11.0.0a へアップグレード(インストーラー利用)

Upgrade to OnTime V11.0.1a was performed.

This is the first time I have used the installer to perform this procedure, but I never thought I would fall into a pitfall of my own making...

2023年5月26日にリリースされた　OnTime for Domino Ver.11.0.0a。

弊社現在のバージョンが 10.0.1 で、リリースノートを見ると、UIに結構変更がありましたので、アップグレードすることとしました。
詳細はリリースノートをご覧ください。

今回は単にアップグレードすることだけが目的でなく、以前から伺っていいたインストーラーを利用したアップグレードを体験してみたい・・・うまくいけば、今後はインストーラー頼りで・・・という点にも注目して実施することとします。

モジュールと手順書をダウンロードして一式読むことからスタートします。

インストール手順はたった6項目!

弊社環境でインストーラーが使えるのか少し疑問であったため、あらかじめサポートへ問い合わせたところ、
「OnTimeのnsfが全てOnTimeフォルダにあるならご利用いただけます。そのまえにサーバーにOnTime1003などのフォルダにテンプレートを置いているなら削除しておいてください。インストーラーはとても簡単です。」
との連絡を頂きました。

幸いにもOnTimeフォルダへnsfが配置されておりました。
追記されているテンプレートですが、

このようにDataフォルダ内にありましたので、削除・・・したかったのですが、Dominoがつかんでいるようですので、このままでは削除できません。

夜間に一度Dominoを落として、削除しました。

ここまでの準備ができましたら、私のクライアントから処理することとします。
手順書記載の通り、NotesのDataディレクトリ内に[Temp]というフォルダを作成し、その中にダウンロードモジュールの一覧から9個のntfとinstaller.nsdをコピーして保存します。

ここまでできたら、ノーツクライアントから先のInstaller.nsfを開きます。

開いたら、右上のメニューから日本国旗をクリックすると、表記が日本語になります。

開いたら、サーバー、インストール先フォルダ、利用ユーザーの選択を設定して
・・・ここでインストール先フォルダが指定できるのでしたら、既存環境がOnTimeというフォルダ以外でもここで指定できるのかな?・・・

条件に同意チェックして[OK]をクリックするだけです。
が・・・

このようなエラーが表示されました。
現在の環境で使用しているグループ名ではなく、一人ずつ選択する必要があるようです。
これなら従来のアップデート方法のほうがいいかも・・・などと思いつつ選択して実行しました。・・・※後ほど真相が・・・

無事、完了したようです。

早速クライアントを開いてみます。

ん!?
変わってない?

念のため、configデータベースから各タスクを実行したり、Dominoサーバーを再起動してみましたが、変化ありません。

バージョン表示もV10のまま。

手作業でテンプレートを更新してもよかったのですが、それでは今回の目的であるインストーラー利用が解決できません。

致し方なく、サポートへ問い合わせしました。
インストールログ>>>ワークスペースでインストーラーを選択した状態で[表示]-[移動]をクリック

表示された[Log]を選択して[OK]をクリックすると表示されます。

を提出したところ、即座に
「アップグレードでなく、インストールを選択したのでは!?」との事。
他の予定があり、作業を少し急いでいたこともあり、記憶があいまいだったのですが、ログは正直です(汗

即座にWEB会議を提案頂きました。
その間にもマニュアルを再度読み直したのですが、確かに「アップグレード」という文言が見つかりません。
まさか・・・
そう、そもそも読むべきマニュアルを間違えていたのです。

私が読んでいたのは、
「OnTime® for Domino Ver.11.0.x- インストールマニュアル インストーラー利用インストール手順（フリーミアム版もこちら）(1.24MB)」
正しいものは、
「OnTime® for Domino Ver.11.0.x- アップグレードマニュアル インストーラー利用アップグレード手順（フリーミアム版もこちら）(1.69MB)」

一番上に出てきていたので、ちゃんと見ずに使ってしまっていました。

WEB会議ではまずは元に戻すということで、configデータベースのServer Settingsを一旦元に戻します。
幸いにも弊社で利用していたnsfのファイル名とインストーラーが利用するファイル名が異なっていたため、各nsfのファイルパスを元に戻して問題ないことを確認。

インストールもアップグレードも準備(Tempフォルダにntf、nsfを配置)は同じでしたので、アップグレードを実行します。

先のユーザー選択ですが、アップグレードの場合はデフォルトのままで進めるそうです。
進めると勝手に設定済のユーザーグループが選択されました。
・・・なんて無駄な作業を・・・って、自分の責任ですよね(大汗

終了後にクライアントを開きますと、

何事もなかったかのように、V11で開きました。
・・・毎回、サポート申し訳ございません。

ちなみに私のことがあったからか、現在はマニュアルダウンロードの一覧が分類されておりますので、もう間違わないはず!

新機能「日程予約」も弊社ライセンスでは[3つ/人]設定できるようです。

先ほどこちらのマニュアルの掲載もございましたので、こちらはもう少し触ってみたいと思います。

さて今回は以上となりますが、失敗はしてしまったものの、サポート頂きましたお陰でユーザーには一切影響なく復旧から、バージョンアップまで完了することができました。

この経験により(笑
従来のアップグレード手順と比較して、飛躍的に作業が楽にできることが確認できました。

今まではリリースノートを見ながら、欲しい機能があれば実施していましたが、今後は毎回リリース直後に実施することになると思います。

ぜひ対象バージョンをお使いの皆様は、【アップグレード】をお試しください。

#OnTime なぜか特定ユーザーが常時表示される・・・

 This is another OnTime story.

I am happy to report that I have realized how faithfully OnTime Group Calendar reproduces Domino's calendar functionality.

みなさま、こんにちは。

今回もまずは告知から・・・

以前も案内しましたが、今年のユーザー情報交換会、改め「みんなで情報交歓会」まで約1カ月となりました。
会場宿泊の締め切りが今週になりますので、ぜひお早目にお申込みください。

今回もOnTimeで気づいたことを報告させて頂きます。

・・・決してメーカーの廻し者ではございませんので、悪しからず・・・

先日より本番で利用していたのですが、当初から利用していてずっと気になっていたことがあります。

というのは、私のカレンダーに特定のユーザーが常に表示されているんです。

こんな感じ・・・

こちらは会議室のみを選択した状態なのですが、2行目にそのユーザーのスケジュールが表示されているのです。

当初、同一部署のものは常時表示かと感じていたのですが、所属を別アプリから参照するよう変更したため、それは違うと判断しました。

ではこれはいったい・・・?

といったところでひとつ思い出しました。

ノーツのデフォルトカレンダーでこのユーザーのカレンダーをオーバーレイしていたのです。

やはり疑わしい・・・

ということでこのチェックを外して、OnTime Clientを更新してみました。

正解!!

無事消えました。

ちなみにほかにもオーバーレイしてあるカレンダーがありますが、外部のGoogleカレンダーなどは反映対象外でした。

Dominoディレクトリのみが対象となるようです。
(Office365も表示できるようになった?)

これで思う表示にすることができました。

こちらの機能を逆にうまく使うと、例えば秘書さんがご自身の担当者を常時表示するようなことが可能になるのかと思います。

奥深いですね。

ちなみに別件で、またサポートの方へご迷惑をお掛けしてしまいました(汗
こちらはWebexMeetingとの紐づけ作業になります。
Global Settingにわかりやすく[Online Meetings]という項目がありますので、ささっとこちらを登録して、

新規の会議で「オンライン会議」が追加されているのを確認して、[作成]をクリックします。

すると以下のような画面が表示され、

またこれとは別にブラウザが起動してWebexへのサインインが求められます。

すると・・・

うーん。
そのほかに設定項目を探しますが、まったく見つからずサポートへ。

そのスタート時に、「マニュアル読みましたか?」との質問。

あ゛っ

またやってしまいました。
FAQを検索はしたのですが、マニュアルを読んでない・・・orz

なんて初歩的な。

要はGlobal Settingに設定する値は、ログインの情報ではなく、Webex Appへの接続情報が必要でした。

・・・詳しくはマニュアルをご参照ください・・・
私が言える立場ではありませんが(大汗

ということで、無事接続でき、利用が可能になりました。

まだやりたいことがあるので、随時報告致します。

#OnTime 公開グループの設定および リソースの変更と #Domino #Directory の動きについて

 We are pleased to announce that the OnTime Group Calendar has been successfully adopted!

We will set up the public groups as soon as possible.

In the midst of all this, I had an unexpected problem, so here is my report.

みなさま、こんにちは。
さて先週テスト中と報告しましたOnTimeグループカレンダーですが、無事採用が決まりました!!

そこで社内正式リリースに向け、まずは公開グループの設定を進める必要があります。

弊社の場合、社員数も会議室もそれほど多くないことから、当初はStatic Groupで準備をしていました。
設定としては以下のように感じです。

Domino Directoryに登録されたグループをそのままOnTime のグループとして設定するイメージです。

これで十分かと考えていたのですが、サポートの方からはぜひDynamic Groupを利用して、管理工数を下げて欲しいとの提案を頂きました。

具体的には、DJXの部署で動的グループを作るというものです。

手順としては、以下マニュアルに加え、口頭で説明頂きながら設定を実施しました。

https://www2.ontimesuite.jp/djxdepartments/

追加後、メニューから[Admin - Groups Dynamic only]を実施すると、リストにグループが表示されます。

この状態でOnTime Clientを開くと(既に開いていた場合は、[Shift + F9]で更新)、以下のようにグループが反映され、利用可能になっています。

便利ですねー。
何が便利かというと、使い慣れたノーツ式で定義できる点にあります。

さてこちらで進めようかと考えていたのですが、どうも弊社内のDomino Directoryの階層や兼任部署の影響から、少し見にくいグループになってしまいました。
当初は思い切って全社員の所属階層を見直そうかと考えたのですが、その際に教えて頂いたのが、アドレス帳以外のノーツDBから動的をグループを作成するという手順です。

既にマニュアルも整備させておりました。

https://www2.ontimesuite.jp/usingotherdatabase/

たまたま弊社では今年度から「社員カード」というアプリの利用を開始しておりました。

社員カードアプリについて、ここでは詳しく触れませんが、ご興味ございましたら、ご連絡ください。
フォームの内容としては以下のようなものになります。
※この下にも個人の情報や人事情報を記載しており、読者権限で制御しています。

こちらを使えば、綺麗にグループ化されるのでは・・・ということで、こちらの改修について教えて頂きました。

具体的に修正すべき点としては、OnTimeがユニークキーとして判断する[Canonical Name]を追加するというものでした。

特に難しいものではありませんでしたので、ささっと修正して、OnTimeの設定です。
マニュアル通りなのですが、以下のような設定となりました。
※ビューは専用で参照するビューを追加しました。

[Admin - Groups Dynamic only]を実施すると、Listに一覧が表示され、

OnTime Clientにも綺麗に反映されました。

次に会議室とリソースです。
弊社ではひとつのサイトのみで運用しており、リソースの名前で拠点を示すような使い方をしていました。
もちろんそちらでも運用は可能ですが、今回導入した目的のひとつがリアルタイムの会議室の状況確認でした。

こちらもStaticで作ってしまうのもいいのですが、やはり先々のメンテナンスを考え、Dynamicを利用することとしました。

こちらもマニュアルが整っております。

https://www2.ontimesuite.jp/resourcesdb/

[Admin - Groups Dynamic only]を実行すると、Listが更新され、OnTime Clientに表示されました。

しかしながらサイトが一つですと、その中にすべての拠点の会議室やリソースまで混じって表示されてしまいます。

これではあまりに使いにくい・・・ということで、サイトを拠点別に分割し、さらに会議室とリソース(備品)を分けることとしました。

サイトを追加し、リソースの名前を変更します。
Dominoサーバーで adminpプロセスを実行することで、名前の変更が反映されます。

先のOnTime側の設定は変更不要のため、[Admin - Groups Dynamic only]を実施したところ、もともとあったサイト含め、すべて消えてしまいました!!

どういう事!!?

本現象は金曜の午後に発生したため、一度夜間のメンテナンスを待ってみようと翌朝まで待ったのですが、変化ありませんでした。

致し方なくサポートへメールしたところ、土曜日にも関わらず、早々にお返事が頂けました。

こちらはDomino側の問題との事で、参考資料として以下を紹介して頂きました。

https://www.docswell.com/s/okamomoba/KPX37Z-2022-05-12-151743

なんとなくわかったような・・・

ということで、まずはOnTimeのUsersにリストされているか確認しました。
すると・・・なんとすべて [Soft Deleted]になっています。
こちらは先日にも一度確認しており、対象のリソースがなくなった場合、一時的に削除されるようです。

次に疑ったのが、Domino ディレクトリでした。
メール受信データベースには正しくリストされています。

それではOnTime Usersグループは・・・

そう、ここに問題がありました。

システム管理要求でリソースの名前変更を実施したのですが、このグループ文書が更新されていませんでした。
つまり古いサイトの情報が残っていたのです。

古いリソースを削除し、新しいリソースを追加して、改めて[Admin - Groups Dynamic only]を実施したところ・・・。

表示が戻って参りました。
Soft Deletedからも消えています。

Dynamic Listも、OnTime Clientも思う結果が得られました。

以上で公開グループが思うように完成しました。

今回のトラブルは今後も意識する必要がありますが、基本的にはグループの更新は自動化され、メンテナンスフリーが実現できました。

ということで、今回の改善要求をIdeaサイトに投稿しましたので、ご賛同頂けます方は投票をお願いします!!

https://domino-ideas.hcltechsw.com/ideas/DOMINO-I-2200

つたない英文ですが、要はシステム管理要求の処理に、グループ文書も更新対象にしてほしいというだけのものです。

今後は、写真などメンテナンスして、さらに使いやすい環境にしていきたいと思います。

ノーツクライアント上での #OnTime グループカレンダーの挙動について

This time I have tested the OnTime group calendar.

I was annoyed by the iNotes login screen that was not supposed to appear...or rather, my own misconfiguration that caused confusion for the support staff.

みなさま、こんにちは。
さてまずは告知から・・・

●ノーツコンソーシアム　第三回大阪研究会

アジェンダ(予定)
・HCLタイム
・NOTES er が Basic Notes にムチ打って、無理させた件
・大阪研サーバーのメールセキュリティ対策
・ほんとにあった怖いNotesアプリの設計
・欲求の4タイプでわかるあなたと他人
・HCL Nomadアプリ開発(仮)

大阪研のカラーが満喫できる半日になるはず。
現地に関わらず、リモート参加も大歓迎です。
コンソーシアム会員にかかわらず、ゲスト参加も大歓迎です。ぜひタイトルリンクよりお申込みください。