We are pleased to announce that the OnTime Group Calendar has been successfully adopted!
We will set up the public groups as soon as possible.
In the midst of all this, I had an unexpected problem, so here is my report.
みなさま、こんにちは。
さて先週テスト中と報告しましたOnTimeグループカレンダーですが、無事採用が決まりました!!
そこで社内正式リリースに向け、まずは公開グループの設定を進める必要があります。
弊社の場合、社員数も会議室もそれほど多くないことから、当初はStatic Groupで準備をしていました。
設定としては以下のように感じです。
Domino Directoryに登録されたグループをそのままOnTime のグループとして設定するイメージです。
これで十分かと考えていたのですが、サポートの方からはぜひDynamic Groupを利用して、管理工数を下げて欲しいとの提案を頂きました。
具体的には、DJXの部署で動的グループを作るというものです。
手順としては、以下マニュアルに加え、口頭で説明頂きながら設定を実施しました。
https://www2.ontimesuite.jp/djxdepartments/
追加後、メニューから[Admin - Groups Dynamic only]を実施すると、リストにグループが表示されます。
この状態でOnTime Clientを開くと(既に開いていた場合は、[Shift + F9]で更新)、以下のようにグループが反映され、利用可能になっています。
便利ですねー。
何が便利かというと、使い慣れたノーツ式で定義できる点にあります。
さてこちらで進めようかと考えていたのですが、どうも弊社内のDomino Directoryの階層や兼任部署の影響から、少し見にくいグループになってしまいました。
当初は思い切って全社員の所属階層を見直そうかと考えたのですが、その際に教えて頂いたのが、アドレス帳以外のノーツDBから動的をグループを作成するという手順です。
既にマニュアルも整備させておりました。
https://www2.ontimesuite.jp/usingotherdatabase/
たまたま弊社では今年度から「社員カード」というアプリの利用を開始しておりました。
社員カードアプリについて、ここでは詳しく触れませんが、ご興味ございましたら、ご連絡ください。
フォームの内容としては以下のようなものになります。
※この下にも個人の情報や人事情報を記載しており、読者権限で制御しています。
こちらを使えば、綺麗にグループ化されるのでは・・・ということで、こちらの改修について教えて頂きました。
具体的に修正すべき点としては、OnTimeがユニークキーとして判断する[Canonical Name]を追加するというものでした。
特に難しいものではありませんでしたので、ささっと修正して、OnTimeの設定です。
マニュアル通りなのですが、以下のような設定となりました。
※ビューは専用で参照するビューを追加しました。
[Admin - Groups Dynamic only]を実施すると、Listに一覧が表示され、
OnTime Clientにも綺麗に反映されました。
次に会議室とリソースです。
弊社ではひとつのサイトのみで運用しており、リソースの名前で拠点を示すような使い方をしていました。
もちろんそちらでも運用は可能ですが、今回導入した目的のひとつがリアルタイムの会議室の状況確認でした。
こちらもStaticで作ってしまうのもいいのですが、やはり先々のメンテナンスを考え、Dynamicを利用することとしました。
こちらもマニュアルが整っております。
https://www2.ontimesuite.jp/resourcesdb/
[Admin - Groups Dynamic only]を実行すると、Listが更新され、OnTime Clientに表示されました。
しかしながらサイトが一つですと、その中にすべての拠点の会議室やリソースまで混じって表示されてしまいます。
これではあまりに使いにくい・・・ということで、サイトを拠点別に分割し、さらに会議室とリソース(備品)を分けることとしました。
サイトを追加し、リソースの名前を変更します。
Dominoサーバーで adminpプロセスを実行することで、名前の変更が反映されます。
先のOnTime側の設定は変更不要のため、[Admin - Groups Dynamic only]を実施したところ、もともとあったサイト含め、すべて消えてしまいました!!
どういう事!!?
本現象は金曜の午後に発生したため、一度夜間のメンテナンスを待ってみようと翌朝まで待ったのですが、変化ありませんでした。
致し方なくサポートへメールしたところ、土曜日にも関わらず、早々にお返事が頂けました。
こちらはDomino側の問題との事で、参考資料として以下を紹介して頂きました。
https://www.docswell.com/s/okamomoba/KPX37Z-2022-05-12-151743
なんとなくわかったような・・・
ということで、まずはOnTimeのUsersにリストされているか確認しました。
すると・・・なんとすべて [Soft Deleted]になっています。
こちらは先日にも一度確認しており、対象のリソースがなくなった場合、一時的に削除されるようです。
次に疑ったのが、Domino ディレクトリでした。
メール受信データベースには正しくリストされています。
それではOnTime Usersグループは・・・
そう、ここに問題がありました。
システム管理要求でリソースの名前変更を実施したのですが、このグループ文書が更新されていませんでした。
つまり古いサイトの情報が残っていたのです。
古いリソースを削除し、新しいリソースを追加して、改めて[Admin - Groups Dynamic only]を実施したところ・・・。
表示が戻って参りました。
Soft Deletedからも消えています。
Dynamic Listも、OnTime Clientも思う結果が得られました。
以上で公開グループが思うように完成しました。
今回のトラブルは今後も意識する必要がありますが、基本的にはグループの更新は自動化され、メンテナンスフリーが実現できました。
ということで、今回の改善要求をIdeaサイトに投稿しましたので、ご賛同頂けます方は投票をお願いします!!
https://domino-ideas.hcltechsw.com/ideas/DOMINO-I-2200
つたない英文ですが、要はシステム管理要求の処理に、グループ文書も更新対象にしてほしいというだけのものです。
今後は、写真などメンテナンスして、さらに使いやすい環境にしていきたいと思います。
