This time I would like to report on the handling of attachments in accordance with the revised Japanese law.
This is a case where you want to save a large number of email attachments received in large quantities to a local location on your computer at one time.
みなさま、こんにちは。
かなり久しぶりになります・・・申し訳ございません。
まずはこの時期気になる #HCLAmbassador について少しだけ・・・。
まだ正式リリースにはなっていませんが、ノミネートしたメンバーへは通知が届いているようです。
詳細は正式リリース後と致しますが、大阪から新任も現れましたので、ぜひ来月のテクてくLotus技術者夜会をご視聴ください。
さて今回はタイトルにも記載しましたが、弊社の電子帳簿保存法(電帳法)の対応で、少しご紹介したい内容が発生しましたので、その内容と解決策をご紹介致します。
【背景】
電帳法の対応として、各取引先から受け取る請求書、納品書の電子化が進みました。
請求書はともかく、納品書は日々かなりの枚数を処理していますが、さらに先方のシステムによっては1点1葉に細分化した例も現れ、1日200本ちかくの添付ファイル付きのメールを受けるような例が複数生じました。
※1点1葉化
従来、単品ごとに消費税を計算していたところが、根本的なシステム変更を行うことなく、単純に請求単位を1点ずつにすることで完了されるような例がありました。
弊社の電帳法対策(検索性)からその添付ファイルをリネームして保存することとなったのですが、ひとつひとつメールを開き、添付ファイルを保存するだけでも相当の労力が必要であり、その部分を改善できないかと考えたのがスタートです。
なお今回の内容ではファイル名の変更は対象としていません。
【改善案】
受信したメールはルールで指定したフォルダに振り分けられているため、対象となるメールを選択してエージェントを実行することで添付ファイルをローカルフォルダに保存する機能をメールテンプレートに追加する。
万が一同名のファイルがあった場合は、後ろに連番を付与して保存する。
【対応】
まずは自力でなんとかできないかと、以前「#期日管理 アプリについて」で作って頂いたスクリプトとにらめっこ。
しかしながら同一ファイル名の処理や、私の理解でできるものではなく・・・
さらに今回案件は1月スタートと期日が皆無のため、最後の砦・・・ノーツコンソーシアム大阪研究会の浜さんへ問い合わせ・・・
すると間もなくしてスクリプトの書かれたテキストファイルが届きました。
少し設定してエージェントを実行すると・・・
おおー、うまくいきました。
こちらの詳細はお手数ですが、浜さんのブログ「リッチテキスト：#15）添付ファイルのダウンロード」で解説頂けておりますので、ご覧ください。
【結果】
180件のメールを選択してエージェントを実行したところ、ほんの数秒で添付ファイルがパソコンの指定フォルダの中に保管されていました。
手作業でひとつずつ保存していくと、その作業時間は小一時間掛かります。
しかしながらこのツールで数秒という飛んでもなく作業時間の短縮につながりました。
担当者からは「感動した」とまで!!
みなさまの会社でもお困りではありませんか?
ぜひ、この恩恵を受けてください!!
