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2021年1月27日水曜日

ITreview【脱ハンコ特集】先輩ユーザーに生インタビューで「電子契約」「ワークフロー」「デジタル帳票」ツールの活用事例配信DAYS

I was fortunate enough to be interviewed by an IT review site.
I would like to talk a little bit about our Notes/Domino case study, so please watch it if you like.

みなさま、こんにちは。

今回はご縁あって、ITreview "【脱ハンコ特集】先輩ユーザーに生インタビューで「電子契約」「ワークフロー」「デジタル帳票」ツールの活用事例" にレビューイー(?)として参加させて頂くことになりましたので、そのご案内です。

ITreviewとは、各IT製品の評価を収集されているサイトで、掲載されたツールは4000弱!!
レビュー数は4万を超えたサービスになります。

今回はこちらの主催でコロナの関係もあり、昨今話題の「脱ハンコ」をキーワードとした製品、さらには「脱ハンコ」に類するワークフロー製品の特集ということで、我がNotes/Dominoも参画されたようです。

公開期間は2021年2月16日~23日のオンライン・オンデマンドになります。

お申込みは以下URLから可能ですが、定員数が500に設定されていますので、早めにお申込みください。

https://peatix.com/event/1788787

なお内容については、こちらでは触れませんので、お許しください。

ちなみに他の製品としては、サイボウズやRakumo、X-pointが紹介されます。

なかなかこのような機会はないかと思いますので、この機会に各ツールのいいところもぜひご理解ください。

私も他ツールの特に良い点は学ばせて頂き、今後のNotes/Dominoの開発のヒントにしたいと思います。

おそらく他ツールでできて、Notes/Dominoでできないことなんてないのではと思われますので・・・。



2021年1月19日火曜日

#日報 ( #SFA )の推進について

 Today, I would like to share with you the evolution of our SFA.

I hope you can understand why Notes/Domino was finally selected and how you can benefit from it.

みなさま、こんにちは。
今回は少し普段と趣向が異なりますが、日報(営業日報)についての話題になります。

皆様の会社では日報って浸透していますか?
なかなか習慣化されず、難しいとおっしゃられる会社様もまだまだいらっしゃるのではないでしょうか。

弊社でも長年の課題でしたが、ようやくここにきて根付いたと言える状況になったと感じております。

そこで少し振り返り、なぜ根付くまでに至ったのかを私なりに考察してみたいと思います。


まずは弊社での日報遍歴をご紹介致します。

①入社当初(1990年前半)
  当時は手書きで営業週報の提出となっておりました。

②1999年
  Lotus Notes R4.6を採用・導入。ひとり1台のパソコン環境を構築
  同時にNotesデータベースであるN社日報を導入

③2004年
  IBM Notes/Domino 6.5にマイグレーション
  同時に従来の日報をベースに、社内構築したデータベースを作成し運用開始

④2009年
  IBM Notes/Domino 8.5にマイグレーション
  同時に日報がNotesを外れ、N社日報(WEB)を採用し運用開始

⑤2014年
  IBM Notes/Domino 9.0にマイグレーション
  日報については変更なし(④を継続利用)

⑥2016年
  訳あって、N社との交渉決裂。保守更新中止

⑦2017年
  同時に全く新規でNotesアプリケーションを社内構築し、運用開始

⑧2020年
  HCL Notes/Domino V11にマイグレーション

・・・現在に至る

※画面ショットがあればよかったのですが、N社のものは残っておりません。
社内のものはDVDへアーカイブしたものもあるはずなのですが・・・


あらためて振り返ってみますと、いろいろ試行錯誤してきた履歴が伺えます。

それではそれぞれの内容や経緯に触れてみたいと思います。

N社日報(ノーツデータベース)
  >所感
  あまり複雑なものでなく、非常によくできていたと感じております。
  設計が公開されていたため、たいへん勉強になりました。
  もちろん社内向けにカスタマイズも可能でありました。
  >使わなくなった理由
  パソコンに不慣れな者も多く、また電子化によるメリットに対しても担当からはまだまだ評価されず、提出率が低迷。
  入力箇所が多かったのも理由。

自社構築(ノーツデータベース)
  >所感
  ②をベースに、社内で必要な項目のみに簡略化したデータベースで運用開始。
  入力フィールドが減り、且つ社員のパソコンに慣れてきたため、多少提出率は向上
  >使わなくなった理由
  ④で採用した製品に経営層が傾いた。

N社日報システム(WEB)
    >所感
  ノーツを離れ、別のデータベースサーバー(SQL)を構築し、WEBにて利用。
  目新しい画面もあり、入力件数は増加。
  入力フィールドは再度増えるも、分析系の画面が多く展開されており、効果が出始める。
  >使わなくなった理由
  ライセンス追加時の年間保守費用について、交渉決裂。
  入力件数は頭打ちになっていた(提出する社員が限定されていた)。

自社構築(ノーツアプリケーション)    
  >所感
  項目を一から見直し、最小フィールドで再構築。
  マスタを他アプリから連携することで自動化(これによりタイトルをデータベースからアプリケーションに変化させました)。
  入力必須項目を廃止し、どんな形でも保存できるようにした。
  林様のデザイン講座を適用し、画面をモダナイズ。
  >社員の反応
  ノーツアプリとして利用も、パッケージを購入したと思われていた。
  マスタ連携によるメンテナンス作業が不要。
  フィールドを最低限としたため、入力のハードルが下がった。
  >現状
  ②の経験により、ノーツアプリの有効性が社内認識され、
  ③を経験したことにより、日報の価値を理解しはじめた(過去履歴が有効に作用しはじめた)。

  意図的に初期ビューを最新の一覧表示としたため、他部署の日報の閲覧、コメントが始まった。


それでは現在弊社で使用している日報についてご紹介します。

まずはフォーム。


初版から随時修正や機能追加を行ってきましたものです。

先頭の重要度ですが、意図的に「重要」とした日報はビューで色を変化させ目立たせています。

顧客や仕入先が2箇所ずつあるのは、既存と新規を分けるために存在させています。
それぞれ別のノーツアプリであるマスタを参照しております。
そのため新規についてはマスタがないことから、意図的にフィールドを分けているものです。

日付と氏名は作成時の計算結果。
所属部署は前回保存した際の部署をクライアントのnotes.iniに記録し、こちらを呼び出しています。

商談内容としては、
[分類][案件][内容][添付]の4項目のみ。
[内容]はテキストですが、[添付]はリッチテキストにしてあります。

後で触れますが、過去の日報の経過報告する場合に、引用作成という機能があり、そちらを利用した場合、[前回日報引用]フィールドには引用した日報の文書リンクが貼りつきます。

次回予定がある場合は、日付を入力して下書きを作成できます。

ちなみに末尾にぼかした文字列がありますが、こちらは文書IDです。
現時点ではまだ利用していませんが、今後は見積もりシステムとの相互に行き来するために利用する予定で設置してあります。

以上がフォームの概要ですが、入力項目が少ないことがご理解いただけたかと思います。

また必須項目はありませんので、途中であっても、不備であっても保存することができます。
但しこれによる悪影響としては、新規の顧客や仕入先に関わる部分が多く、大したものではないと判断しています。

つづいてビューです。
以下が初期表示されるビューになります。


先にも触れましたが、初期表示では作成日降順のみでソートしてあるため、必然的に他部署の日報も目につきます。
画面ショット時に全文書既読であったため表示されていませんが、見ていない日報には「未読マーク」が先頭に表示されますので、一目瞭然です。

▲マークのついたものがコメントのある文書です。
ぱっと見た感じ少ないと感じられるかと思いますが、弊社ではコメントを残すことよりも、しっかりとコミュニケーションをとることを優先しているため、コメントとしては残らないものの、それぞれ口頭での確認・やり取りが行われております。

ちなみに顧客と仕入先については、フォームにはふたつずつありましたが、それを合わせて1列に表示させています。

左メニューにビューの一覧がありますが、部署別や顧客別など一般的なビューを準備してあります。

提出率については、実際には率でなく記事数を年月/部署/担当別に集計してあります。

機能としては、未読のみを見たいという要求から、ビューのアクションボタンに[未読のみ表示][すべて表示]の切り替えを設置してあります。


右のオプションボタンには、以下のような機能が隠れています。


[引用作成]が先に説明したものになりますが、作成時には顧客や仕入先など、引用元の日報情報をあらかじめ新規フォームにセットしているため、入力補助的な機能としても利用可能です。


以上でおおまかな概要はご理解頂けましたでしょうか。
もしご質問や何かご要望がございましたら、ご連絡ください。

これらを踏まえ、弊社でここまで日報(SFA)がなんとか習慣づけられたかについて、考えられる要因を列記します。

●記載にあたり入力項目が非常に少なく、また必須項目もないこと
●画面が見やすいこと
●内容がわかりやすいこと
●入力に手間のかからないこと
●マスタのメンテナンスが不要であること

-----ここまで見ると、入力担当者がいかに"楽"かが大切かと感じました-----
まだあるかもしれませんが、ざっと見たところ、やはり入力担当者がどうすれば作業してもらえるのかを考慮するところにヒントがあるのかもしれません。

それらを踏まえてなぜノーツだったのかを考えてみます。

●日報としての費用負担0円
  もし日報としてのみNotes/Dominoを採用したとしても、その月額費用は他サービスよりも安価でした。
  裏返すと、日報だけのライセンス料でメールやスケジュール、その他無制限のアプリ作成基盤が付与されることになります。
●画面が扱い易い
  もともと利用していたこともありますが、ユーザーにはワークスペースにアイコンがひとつ増えるだけ程度に感じられるようです。
●一切の設計変更なくモバイル利用可能(HCL Nomadを利用)
  先に書きました林様デザインを適用することで、既存アプリに一切手を加えることなくモバイルでの利用が可能となりました。
●他アプリとの連携によるメンテナンス工数削減
  こちらも先に書きましたが、販売管理システムのマスタをノーツにバッチ更新することで、マスタのメンテナンス工数0を実現。
●設計編集、機能追加が簡単、早い
  ユーザーが希望した設計変更や、機能追加が随時適用できる。ユーザーの声を最大限反映できる。
●最新ODSによるデータベースサイズの恩恵
  最近では写真添付などが増えてきましたが、最新ODS適用によりかなりの長期間1アプリで運用が可能です。1アプリで運用することで、過去履歴が活きてきます。

これらは弊社が過去に利用した他社製品と比較しても比べ物にならないほど、ノーツのメリットが感じられる内容になっています。


さて長くなってしまいましたが、弊社もまだまだ過渡期・成長期であることに違いはありません。

従って、本記事は決して「成功事例」ではなく、ひとつの参考とご判断頂けましたら幸いです。

弊社日報もまだまだ進化していかなくてはなりません。
現在はいわゆる「風呂敷を広げた状態」ですが、どこかで絞ることになるかもしれませんが、その時点では抵抗なくユーザーに受け入れて頂けるように成長できていることも期待されます。


2020年12月17日木曜日

【お礼】皆様のおかげで、今年も #HCLAmbassador に任命頂くことができました。

 Thanks to all of you, I was able to be appointed as an HCL Ambassador again this year.

Here are my reflections on this year and my aspirations for next year.


みなさま、こんにちは。

一昨日の晩、以下題名のメールが届きました。


【Congratulations & Welcome to HCL Ambassadors Class of 2021】


そう、先日ノミネートが受け付けられていました来年度のHCL Ambassatorに無事認定頂くことができました。

https://hcljapan.co.jp/software/blog/masters-and-grandmaster-2021

https://www.hcltechsw.com/about/hcl-ambassadors/class-of-2021

昨年9月から最終は今年の6月まで、当社のインフラリプレース作業があり、本当に何もできなかった1年でした。

ただ幸いにもNotes/Dominoのマイグレーションがあり、幸か不幸か思わぬ経験ができた点を記録できたことがよかったのかもしれません。

せっかくなのでざっと振り返ってみます。

●ブログ記事
  なんとか16件(月1件はクリアしてました)
  カウンターの桁がようやくあがり、10万アクセス。先日の御代様の100万アクセスを聞いているので、恥ずかしい限りです・・・。
  少しブログの閲覧状況を見てて気づいたのが、Mobile Safariからのアクセスが半数以上もありました。
  その割にOSはWindowsが4割ほど。
  さらに驚きは、香港からのアクセスが半数以上もありました。
  ちなみに一番反響があったのは、昨年11月の「 #Excel からのインポートについて」でした。



●サンプル類
 ブログ記事でも反響のあったExcelからのインポート用ブック
  https://app.box.com/s/97mwph5er3g527irc2p6hz4m67nt7rsq
 Nomadを見た役員の反応
 くらいしか提供できていません(汗

●活動
 ノーツコンソーシアム関連では
  ユーザー情報交換会、大阪地区研究会、ザ・ノーツ研究会への参加
  新任担当者向けワークショップ@大阪開催
  オープンセミナー @大阪PV
 そのほかにはテクてくLotus技術者夜会LT大会
 あと大きかったのは、12月に開催されましたファクトリーツアーに参加できたことでしょうか。

さて振り返りはこのくらいとして、今後の目標(やりたいこと)を・・・。

●コンソーシアム活動
  2月のFESTA & オープンセミナーの成功(大阪地区研究会成果発表)
  大阪地区研究会サーバーの有効利用
  ユーザー情報交換会の継続
  大阪地区でのハンズオン開催

●実務作業
  現在、NewWorkFriendに頼っているIBMiとの連携をHEIに切り替えられないか検討したい
  Voltも多少はかじってみたい
  Docker周辺も学んでみたい・・・これは無理かなぁ(汗

●イベント
  コロナ禍なので、しばらくは難しそうですね。できることは実行したいと思います(いい加減w)。まずはのの会かな
 

●ブログ
  実務を通して、経験した内容を、つまらないものもでも公開していきたい
  ・・・いつか、だれかのお役に立てれば・・・・


いろいろ書いちゃいましたね(汗

有言不実行にならないよう、頑張りますので、引き続きよろしくお願いします!!

2020年12月16日水曜日

勘違いしてました(汗 「最近使用した連絡先」ビューに名前を自動的に追加しない』 ポリシー

In this article, I will show you an actual example of failing to set "Recently used contacts" in a policy.

I need to read and understand it carefully.


みなさま、こんにちは。

急に寒くなりましたね。

コロナ禍、会社でも定期的に換気が行われているのですが、かなり厳しい・・・。

まだまだ注意が必要ですので、皆様もコロナだけでなく、お風邪、インフルエンザにも注意して、良い年末年始をお過ごしください。


さて今回の内容ですが、Notes/Dominoの機能である「最近使用した連絡先」、利用されていますか?

弊社では以前のバージョン時には、各自GUIで外す設定を行っていました。

今回のマイグレーションで、再度全員に作業させるのもということで、ポリシーで配布することにし、担当SEに構築時に適用してもらっていました。

その場所はこちら・・・


ところが・・・

どんどん「最近使用した連絡先」が増えるではないですか!!

notes.iniを確認してみると、

DisableDPABprocessing=0

になってます。

DisableDPABprocessing=1 に書き換えて、クライアントを再起動してもDisableDPABprocessing=0 になってしまいます。

うーん・・・・。

ではGUIが変更しては・・・

・・・この状態でも追加されてしまいます。

ということでHCL様サポートに連絡。

何度かやり取りしましたが、結論が見えず・・・。

特に大きな問題もなかったので、サポートの方にゆっくり調べてくださいとお伝えしていたところ、昨晩連絡が・・・。

以下、頂いた文面です。


「Basics」タブの「Do not automatically add names to the Recent Contacts view」を「No」に設定 (日本語版のDominoディレクトリを使用時には「基本」タブの『「最近使用した連絡先」ビューに名前を自動的に追加しない』に「いいえ」を設定した場合と同じです。) 

上記のポリシーを設定して Notes クライアントのユーザーに割り当てていると、Domino サーバー上のデータベースを開いたときなどにポリシーの設定が Notes クライアントに反映されて、notes.ini パラメータ「DisableDPABprocessing=0」が自動的されてしまいます。

上記のポリシーの設定は、『「最近使用した連絡先」ビューに名前を自動的に追加しない』という機能を無効にするものですので、分かりにくいですが、「最近使用した連絡先」ビューに名前を自動的に追加するように設定を変更するという意味になっています。

つまり「No」ではなく「Yes」にしなければいけなかったのです(汗

早速変更してNotesクライアントを再起動。

notes.iniを確認すると・・・

無事、DisableDPABprocessing=1 になってました。
念のためメールを送信してみましたが、


この通り、からっぽでした。
いやー、日本語って難しいですね。さらに英語となると・・・。
加えて思い込みも悪さをしていました。
サポート頂きました皆様には申し訳ない限りですが、無事解決致しました!!
ありがとうございます。

2020年12月4日金曜日

まさか!! HCL Domino Volt ハッカソン

The HCL Domino Volt Hackathon was held recently.
I didn't expect to be a finalist.


 みなさま、こんにちは。
終わってしまいましたね。HCL Digital Week 2020

印象に残っているのは、初日のHCL Sametime Premiumと3,4日目のDXの各画面。
でも何よりも2日目のNotes/Domino関連の各内容ですね。


V12の情報・・・思っていた以上に興味深い内容が含まれてました。リリースが待ち遠しい限りです。

Volt・・・まだそんなにアップデートするんですか!!っというほどの内容。まだほとんど理解していないので、これはたいへんです・・・が、楽しみですね!


すべての日程で気になるキーワードはDocker・・・。

その良さは理解しているつもりなのですが、まだまだ構築や運用の理解は皆無(汗


今後は中心的な技術になりそうな雰囲気ですので、ノーツコンソーシアムの研究会での情報提供やハンズオンが期待されます。


さてそんな中で開催されましたのが、HCL Domino Volt ハッカソン

Domino Voltを使って作成したアプリケーションコンテストです。


先にも書きましたが、私はノーツコンソーシアムで開催されましたハンズオンには参加したものの、まだまだ浅い知識のため、参加するつもりはありませんでした。


ただ、以前よりSandboxを利用していたため、ちょっとした時間にアプリの作成を試みてみました。

ハッカソンですから、やはりそれなりに恥ずかしくないものでないと・・・

というハードルの下、最初に考えたのは、Voltといえば、ワークフロー。


ということで、経費精算ワークフローにチャレンジしようと考えました。

フォームに一般的な項目を追加し、上司に承認するようなワークフロー。
・・・ただ・・・それだけでは面白くないですね。

ということで出発地と目的地を入力するテキストボックスを追加して、REST APIで経路を検索して、交通費を自動計算するのは・・・と考えたのです。

早速APIを提供しているサイトに利用申請を行ったのですが・・・
まじめに理由を書いたのが悪かったのか、なかなか承認が得られない(汗汗

ということでこのシナリオは断念です。

そんな作業を行っている中で気づいたのが、REST APIの取り扱いがとにかく簡単なことです。

今回のV11マイグレーションにより、HTTPRequestが利用できるようになり、社内Notesアプリでも郵便番号検索などを組み込んだのですが、戻ってくるJSONをNotesのフィールドにセットするのはそれなりに手間がかかりました。

ところがこのDomino Volt。

GUIでの設定作業のみで、得られたJSONから必要な項目を表に取り込むことができるのです!!

すばらしい!!


このすばらしさを知ってもらえるようなアプリを作ろう・・・
ということで、自由に使えるREST APIを探し始めました。

レストラン検索や、天気予報・・・さまざまなAPIがあるのですが、なかなかピンとこない。

そんな中、ニュースを見ながらふと、コロナウィルス関連のAPIってあるのか?
という疑問から検索すると、すぐに複数ヒットしたのです。

作業すること10数分・・・

うん、なかなか面白いものができそう・・・。


ということで、Covid-19 Portalというアプリを作りました。

内容は全く簡単で、サイトを開いた際(正しくは表が表示されたとき)に、REST APIを取得して、データを表示させるだけのものになります。

ひとつ作れば、APIの数だけ表は追加できる。


Domino Voltは【ローコード】を売りにした製品ですので、提出するアプリは一切コードは書かない・・・(もっとも書けないw)・・・を貫くこととしました。

結果的に今回のアプリは、インラインでCSSを少し書きましたが、それ以外はNoCodeでできています。

この点はぜひ注目して頂きたいもので、これこそがDomino Voltの醍醐味なんです。

なんとか提出できそうなアプリが準備できたので、提出要綱を確認してビックリ!

数分の動画が必要・・・(汗

結果的にはアプリの数倍時間が掛かったものがこちらです。
※ぜひ音声もお聞きください


さて結果は・・・
ご存知の通り、世界の御代様が優勝!

もちろん納得です!!

御代様、おめでとうございます!!
商品のiPadを使って、さらにいいアプリを作って、配ってくださいw

ただその横に並べて頂いただけでも、身に余る思いでいっぱいです。

V12ではVoltがDominoのインストーラーに同梱されるという話もありましたので、ぜひそれまでには社内調整してライセンスを取得できればなぁと考えています。

またこんな機会があれば、ぜひ皆様、ご参加ください。
きっといい経験になるだけでなく、その後の利用にも変化が起こるはずです。

※ご希望される方には、本アプリ(.volt)のダウンロードURLを送りますので、ご連絡ください。もっともあまりに単純なので・・・という点はお許しください。

【資料公開】V11マイグレーションとVDI OSの切り替え


I publish our case study on V11 migration and VDI OS switching.

みなさま、こんにちは。
ブログ記事・・・かなりあいてしまいましたね(汗

コロナの関係もあり、かなり本業が忙しくて・・・・って、言い訳?
まあNotesの世界もいろいろとありまして・・・

というとで、今回は資料公開の案内のみです。すいません。

本資料は11月13日に開催されました、ノーツコンソーシアム ユーザー情報交換会、ならびは本日(12月4日)のテクてくLotus技術者夜会で発表させていただきました資料になります。

内容としては、昨年から本年にかけて実施しました弊社のノーツマイグレーション(V9⇒V11)をVDIのOS入れ替えと同時に行った手順になります。

VDIのメリットは、ユーザーのシステムドライブ(いわゆるCドライブ)を一括管理できる点になりますが、そのCドライブに何か保存してしまうと、アップデートの都度、消えてしまうということになります。

そのためにウィンドウズのプロファイル(マイドキュメントやデスクトップ、お気に入りといったユーザー領域)を移動プロファイルと呼ばれる、サーバーに個別に作成したフォルダ領域をログインスクリプトでユーザーの環境に割り当てることで、個人領域を確保しています。

ノーツの場合、Dataフォルダ内に各自の設定ファイルやアプリケーションが保管されているため、これが毎回消えたりの、リセットされるのでは使い物になりません。
そのため、VDIでは先のプロファイルの配下にDataフォルダを設置する必要があります。

そのあたりの事を説明させて頂いたものになります。

弊社の事例はVMware社のHorizonになりますので、もし何か情報が必要ということでしたら、ご遠慮なく相談ください。

実際に弊社の事例は、複数のユーザー様の構築にわずかですが、寄与できているそうです。

さて、今年もあとわずかですね。
コロナに負けないよう、がんばっていきましょう!!

2020年9月23日水曜日

#ディスカッション データベースを #メール受信データベース にする

 I'm going to change the discussion database to an Mail-in database.

みなさま、こんにちは。
今回は社内で運用中のディスカッションデータベースをメール送信で投稿したいという要望がありましたので、簡単ですがその手順をご紹介します。

早速ですが、現在運用中のデータベースのプロパティです。


テンプレートですが、既にカスタマイズを行っているため、設計は引き継いでいませんが、以下のように11.0(2019/11/05)を利用しています。


それでは、まずはこのデータベースをメール受信データベースにします。

メール受信データベースはDomino Directoryに文書を追加しますので、権限のあるユーザーである必要があります。

ちなみに以下は管理クライアント(Domino Administrator)を使って行いました。

[ユーザーとグループ]タブで、[メール受信データベースとリソース]を開きます。


上部のアクションで、[Add Mail-In Database]をクリックします。

新規作成画面が開きますので、以下項目を環境に合わせて記述して保存します。

 Mail-in name(名称)
 Internet Address(メールアドレス)
 Server(サーバー名)
 File name(対象とするnsfのパスとファイル名)


以上で、対象のデータベースに対して、メールを送信することができるようになりました。

試しに送信してみます。

以下のように、公開アドレス帳でも選択できるようになっています。
・・・すいません、見づらい画像です


以下内容で送信してみます。


すると・・・
先頭に確かにメール送信された文書が追加されましたが、エラーが出てしまいました。


当たり前ですね。
ディスカッションデータベースには、メールフォームが存在していません。

ちなみにこのまま開いてみると、

なんとか開くことはできました。
ただ・・・毎回エラーを出すのは、運用上正しくはありません。

さて・・・どうするか。

まずはメールテンプレートからメール(Memo)フォームをディスカッションデータベースにコピーしてみました。
すると・・・以下エラーが発生してしまいました。


やはりメールテンプレートは作りが複雑なため、一筋縄ではいかないようです。

ということで、Memoという[Body]というフィールドひとつのフォームを作成してみました。
※幸いにもディスカッションデータベースも、メールデータベースも本文フィールドは[Body]です。


これでエラーなく開くことができるようになりました。


これでやりたいことはできるようになったのですが、ここまできてふと「別名」というキーワードがひっかかりました。

以前、フォームの切り替えに別名を使うという記事を書いた記憶があるのですが、確か別名は複数つけられたはず・・・

ということで、せっかく作ったMemoフォームを削除して試してみます。

やり方は至って簡単!
ディスカッションテンプレートのフォームの別名の後ろに、"|"で区切って、[Memo]という別名を追加してみます。


早速文書を開いてみると、


ぉぉ!
見事、ディスカッションのメインフォームに値が表示されました。

さらにメールの件名がディスカッションの件名にも入るという効果まで!

遠回りしましたが、結果的にとっても簡単な方法で、想定した結果を得ることができました。

ちなみに弊社ではよく郵送されてきたリーフレットなどを自分にスキャンデータを送信して、ディスカッションに添付するような作業があるのですが、今後は直接データベースに送信できるようになるため、わずかですが業務の簡素化が可能になりました。