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2021年2月17日水曜日

なかなかウレシイ、受信済メールのルール適用

 This is an article about a new feature added to Noes/Domino that allows new (or modified) mail rules to be applied to previously received mail.

みなさま、こんにちは。

緊急事態宣言の効果からか、少しずつ収まりつつあるコロナですが、まだまだ油断すると第4波を生じることになりますので、引き続き日々注意してすごしましょう!!

ワクチンも医療従事者から先行接種され始めますので、あらゆる事態が好転して、以前のような生活に戻り、自由にイベントができる日を心待ちにしている今日このごろです。

さて本題ですが、ノーツクライアントの新機能として、【受信済のメールにルールを適用】することが可能となっています。

あまり意識してなかったのですが、結構な恩恵を受けることができましたので、レポートさせて頂きます。


まずメールルールについてですが、ヘルプの「ルールを使用してメールをフィルタリングする」に詳しく説明されていますが、以下のように記述されています。



ここであらためてメールルールの説明は行いませんが、本ヘルプはV11のものになります。

文面では「新規受信メッセージ」との記述となっていますが、実際には既に受信済のものにも適用できるようになっています。

それではまずはV9のメールルールの設定画面です。



使っている方には見慣れた画面ですね。

早速ですが、V11の同じ画面です。



このように下に「受信ボックスで今すぐ実行」ボタンと「すべての文書で今すぐ実行」ボタンが追加されています。

適用先として2種類準備されているのも、ユーザーフレンドリーですね。

それでは実際に想定通りに反映されるか、確認してみます。

画像は弊社で実運用しております部署のメールボックスをコピーしたものです。

このメールボックスでは、様々な取引先から届くメールをルールに従いフォルダに仕分けています。

サンプリング時のサイズは以下の通りとなります。


それではテスト用として、受信ボックスに40文書以下のような状態としました。


こちらで、2019/09/18が含まれる文書を「20190918」というフォルダに仕訳けるルールを作ってみたいと思います。ちなみに対象文書は13あります。

設定はこんな感じですね。


この状態で、「受信ボックスで今すぐ実行」をクリックします。

と、ここで気づきました!

テスト用のデータベースをローカルに作成してしまっていました。

そう、こちらの機能はクライアント側の処理ではないため、ローカルでは動かないのです(汗

ということで、サーバーに移動させて再度トライ!!


サクっと処理してくれたことが分かるかと思います。

ちなみに実行するとメールボックスの所有者に以下のような通知メールが届きます。

できればここに、「〇件中〇件移動しました」なんて出ると、さらに優しいのではなんて感じたりしました。

すべての文書を対象にして実行も可能ではありますが、大量データを対象とするとうまくいかないことがあるようでした。

それでも今までは過去メールは手動で移動させる必要があったものを、自動で振り分けて頂ける機能は非常に助かります。

また何より、複雑な条件を適用する際に、正しく振り分けられるかのテストがその場で完了する点は大きいと感じました。


以上、地味?な新機能かもしれませんが、あまり触れられていませんでしたので、記事とさせて頂きました。



2021年1月27日水曜日

ITreview【脱ハンコ特集】先輩ユーザーに生インタビューで「電子契約」「ワークフロー」「デジタル帳票」ツールの活用事例配信DAYS

I was fortunate enough to be interviewed by an IT review site.
I would like to talk a little bit about our Notes/Domino case study, so please watch it if you like.

みなさま、こんにちは。

今回はご縁あって、ITreview "【脱ハンコ特集】先輩ユーザーに生インタビューで「電子契約」「ワークフロー」「デジタル帳票」ツールの活用事例" にレビューイー(?)として参加させて頂くことになりましたので、そのご案内です。

ITreviewとは、各IT製品の評価を収集されているサイトで、掲載されたツールは4000弱!!
レビュー数は4万を超えたサービスになります。

今回はこちらの主催でコロナの関係もあり、昨今話題の「脱ハンコ」をキーワードとした製品、さらには「脱ハンコ」に類するワークフロー製品の特集ということで、我がNotes/Dominoも参画されたようです。

公開期間は2021年2月16日~23日のオンライン・オンデマンドになります。

お申込みは以下URLから可能ですが、定員数が500に設定されていますので、早めにお申込みください。

https://peatix.com/event/1788787

なお内容については、こちらでは触れませんので、お許しください。

ちなみに他の製品としては、サイボウズやRakumo、X-pointが紹介されます。

なかなかこのような機会はないかと思いますので、この機会に各ツールのいいところもぜひご理解ください。

私も他ツールの特に良い点は学ばせて頂き、今後のNotes/Dominoの開発のヒントにしたいと思います。

おそらく他ツールでできて、Notes/Dominoでできないことなんてないのではと思われますので・・・。



2021年1月19日火曜日

#日報 ( #SFA )の推進について

 Today, I would like to share with you the evolution of our SFA.

I hope you can understand why Notes/Domino was finally selected and how you can benefit from it.

みなさま、こんにちは。
今回は少し普段と趣向が異なりますが、日報(営業日報)についての話題になります。

皆様の会社では日報って浸透していますか?
なかなか習慣化されず、難しいとおっしゃられる会社様もまだまだいらっしゃるのではないでしょうか。

弊社でも長年の課題でしたが、ようやくここにきて根付いたと言える状況になったと感じております。

そこで少し振り返り、なぜ根付くまでに至ったのかを私なりに考察してみたいと思います。


まずは弊社での日報遍歴をご紹介致します。

①入社当初(1990年前半)
  当時は手書きで営業週報の提出となっておりました。

②1999年
  Lotus Notes R4.6を採用・導入。ひとり1台のパソコン環境を構築
  同時にNotesデータベースであるN社日報を導入

③2004年
  IBM Notes/Domino 6.5にマイグレーション
  同時に従来の日報をベースに、社内構築したデータベースを作成し運用開始

④2009年
  IBM Notes/Domino 8.5にマイグレーション
  同時に日報がNotesを外れ、N社日報(WEB)を採用し運用開始

⑤2014年
  IBM Notes/Domino 9.0にマイグレーション
  日報については変更なし(④を継続利用)

⑥2016年
  訳あって、N社との交渉決裂。保守更新中止

⑦2017年
  同時に全く新規でNotesアプリケーションを社内構築し、運用開始

⑧2020年
  HCL Notes/Domino V11にマイグレーション

・・・現在に至る

※画面ショットがあればよかったのですが、N社のものは残っておりません。
社内のものはDVDへアーカイブしたものもあるはずなのですが・・・


あらためて振り返ってみますと、いろいろ試行錯誤してきた履歴が伺えます。

それではそれぞれの内容や経緯に触れてみたいと思います。

N社日報(ノーツデータベース)
  >所感
  あまり複雑なものでなく、非常によくできていたと感じております。
  設計が公開されていたため、たいへん勉強になりました。
  もちろん社内向けにカスタマイズも可能でありました。
  >使わなくなった理由
  パソコンに不慣れな者も多く、また電子化によるメリットに対しても担当からはまだまだ評価されず、提出率が低迷。
  入力箇所が多かったのも理由。

自社構築(ノーツデータベース)
  >所感
  ②をベースに、社内で必要な項目のみに簡略化したデータベースで運用開始。
  入力フィールドが減り、且つ社員のパソコンに慣れてきたため、多少提出率は向上
  >使わなくなった理由
  ④で採用した製品に経営層が傾いた。

N社日報システム(WEB)
    >所感
  ノーツを離れ、別のデータベースサーバー(SQL)を構築し、WEBにて利用。
  目新しい画面もあり、入力件数は増加。
  入力フィールドは再度増えるも、分析系の画面が多く展開されており、効果が出始める。
  >使わなくなった理由
  ライセンス追加時の年間保守費用について、交渉決裂。
  入力件数は頭打ちになっていた(提出する社員が限定されていた)。

自社構築(ノーツアプリケーション)    
  >所感
  項目を一から見直し、最小フィールドで再構築。
  マスタを他アプリから連携することで自動化(これによりタイトルをデータベースからアプリケーションに変化させました)。
  入力必須項目を廃止し、どんな形でも保存できるようにした。
  林様のデザイン講座を適用し、画面をモダナイズ。
  >社員の反応
  ノーツアプリとして利用も、パッケージを購入したと思われていた。
  マスタ連携によるメンテナンス作業が不要。
  フィールドを最低限としたため、入力のハードルが下がった。
  >現状
  ②の経験により、ノーツアプリの有効性が社内認識され、
  ③を経験したことにより、日報の価値を理解しはじめた(過去履歴が有効に作用しはじめた)。

  意図的に初期ビューを最新の一覧表示としたため、他部署の日報の閲覧、コメントが始まった。


それでは現在弊社で使用している日報についてご紹介します。

まずはフォーム。


初版から随時修正や機能追加を行ってきましたものです。

先頭の重要度ですが、意図的に「重要」とした日報はビューで色を変化させ目立たせています。

顧客や仕入先が2箇所ずつあるのは、既存と新規を分けるために存在させています。
それぞれ別のノーツアプリであるマスタを参照しております。
そのため新規についてはマスタがないことから、意図的にフィールドを分けているものです。

日付と氏名は作成時の計算結果。
所属部署は前回保存した際の部署をクライアントのnotes.iniに記録し、こちらを呼び出しています。

商談内容としては、
[分類][案件][内容][添付]の4項目のみ。
[内容]はテキストですが、[添付]はリッチテキストにしてあります。

後で触れますが、過去の日報の経過報告する場合に、引用作成という機能があり、そちらを利用した場合、[前回日報引用]フィールドには引用した日報の文書リンクが貼りつきます。

次回予定がある場合は、日付を入力して下書きを作成できます。

ちなみに末尾にぼかした文字列がありますが、こちらは文書IDです。
現時点ではまだ利用していませんが、今後は見積もりシステムとの相互に行き来するために利用する予定で設置してあります。

以上がフォームの概要ですが、入力項目が少ないことがご理解いただけたかと思います。

また必須項目はありませんので、途中であっても、不備であっても保存することができます。
但しこれによる悪影響としては、新規の顧客や仕入先に関わる部分が多く、大したものではないと判断しています。

つづいてビューです。
以下が初期表示されるビューになります。


先にも触れましたが、初期表示では作成日降順のみでソートしてあるため、必然的に他部署の日報も目につきます。
画面ショット時に全文書既読であったため表示されていませんが、見ていない日報には「未読マーク」が先頭に表示されますので、一目瞭然です。

▲マークのついたものがコメントのある文書です。
ぱっと見た感じ少ないと感じられるかと思いますが、弊社ではコメントを残すことよりも、しっかりとコミュニケーションをとることを優先しているため、コメントとしては残らないものの、それぞれ口頭での確認・やり取りが行われております。

ちなみに顧客と仕入先については、フォームにはふたつずつありましたが、それを合わせて1列に表示させています。

左メニューにビューの一覧がありますが、部署別や顧客別など一般的なビューを準備してあります。

提出率については、実際には率でなく記事数を年月/部署/担当別に集計してあります。

機能としては、未読のみを見たいという要求から、ビューのアクションボタンに[未読のみ表示][すべて表示]の切り替えを設置してあります。


右のオプションボタンには、以下のような機能が隠れています。


[引用作成]が先に説明したものになりますが、作成時には顧客や仕入先など、引用元の日報情報をあらかじめ新規フォームにセットしているため、入力補助的な機能としても利用可能です。


以上でおおまかな概要はご理解頂けましたでしょうか。
もしご質問や何かご要望がございましたら、ご連絡ください。

これらを踏まえ、弊社でここまで日報(SFA)がなんとか習慣づけられたかについて、考えられる要因を列記します。

●記載にあたり入力項目が非常に少なく、また必須項目もないこと
●画面が見やすいこと
●内容がわかりやすいこと
●入力に手間のかからないこと
●マスタのメンテナンスが不要であること

-----ここまで見ると、入力担当者がいかに"楽"かが大切かと感じました-----
まだあるかもしれませんが、ざっと見たところ、やはり入力担当者がどうすれば作業してもらえるのかを考慮するところにヒントがあるのかもしれません。

それらを踏まえてなぜノーツだったのかを考えてみます。

●日報としての費用負担0円
  もし日報としてのみNotes/Dominoを採用したとしても、その月額費用は他サービスよりも安価でした。
  裏返すと、日報だけのライセンス料でメールやスケジュール、その他無制限のアプリ作成基盤が付与されることになります。
●画面が扱い易い
  もともと利用していたこともありますが、ユーザーにはワークスペースにアイコンがひとつ増えるだけ程度に感じられるようです。
●一切の設計変更なくモバイル利用可能(HCL Nomadを利用)
  先に書きました林様デザインを適用することで、既存アプリに一切手を加えることなくモバイルでの利用が可能となりました。
●他アプリとの連携によるメンテナンス工数削減
  こちらも先に書きましたが、販売管理システムのマスタをノーツにバッチ更新することで、マスタのメンテナンス工数0を実現。
●設計編集、機能追加が簡単、早い
  ユーザーが希望した設計変更や、機能追加が随時適用できる。ユーザーの声を最大限反映できる。
●最新ODSによるデータベースサイズの恩恵
  最近では写真添付などが増えてきましたが、最新ODS適用によりかなりの長期間1アプリで運用が可能です。1アプリで運用することで、過去履歴が活きてきます。

これらは弊社が過去に利用した他社製品と比較しても比べ物にならないほど、ノーツのメリットが感じられる内容になっています。


さて長くなってしまいましたが、弊社もまだまだ過渡期・成長期であることに違いはありません。

従って、本記事は決して「成功事例」ではなく、ひとつの参考とご判断頂けましたら幸いです。

弊社日報もまだまだ進化していかなくてはなりません。
現在はいわゆる「風呂敷を広げた状態」ですが、どこかで絞ることになるかもしれませんが、その時点では抵抗なくユーザーに受け入れて頂けるように成長できていることも期待されます。