#メール で超簡単な #アンケート

 This article is very simple.

I will describe the process of placing a button in the body of an email to receive an email with the answers to a survey.

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みなさま、こんにちは。
いよいよ新年度スタートですね。

私は会社組織のちょっとした変更と、私的にも大きな変化が生じる新年度を迎えております。
ちょっと体調不良でふたつの病院に通いながらですが、今年度もよろしくお願い致します。

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さてまずは告知から

#ノーツコンソーシアム ( #notescons )大阪研究会が今月26日(金)に開催されます。
今年はさらに新規の方々をお迎えし、引き続き活発な研究会を運営して参りますので、今からでも間に合いますので、ぜひ参加をご検討ください。

コンソーシアム会員の方以外でも広く登録が可能です。
⇒研究会参加登録

お手数ですが、研究会への参加も個別にお願いします。
⇒第一回大阪研究会

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それでは本題に移りますが、今回は至って簡単な内容ですので、あらかじめご了承ください。

弊社でもよく社内アンケートを実施するのですが、最近では #Domino #Leap を多く利用しています。
しかしながら全社員がLeapを使いこなせる状態ではなく、基本的にはシステム部門で準備しているのが現状です。

ただほんとうに簡単なアンケート(例えば飲み会の参加可否など)のようなものまで依頼するのはということで、メールにボタンを配置することで解決した事例になります。

具体的には以下のようなものです。

アンケートですので、メールで解答を集めるだけの目的であれば、設定だけで利用できますので、一般ユーザーでも簡単に作成できます。

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それではこのボタンの作成方法です。

①配置したい場所で[作成]⇒[ホットスポット]⇒[ボタン]をクリックします。

②以下のような画面が表示されますので、ラベルやサイズ、色、スタイルなどを設定します。

③ボタンにアクションを追加します。
このアクションはノーツで言うシンプルアクションのみが使えるようで、アクションを選んで、必要な項目を設定し、[追加]を押します。
今回は送信者に返信(送信者のみ)とし、メッセージにはそれぞれ「賛成」「反対」とします。
さらに元の内容がわかるように「メッセージに文書のコピーを含む」にチェックしています。

たったそれだけです。

ちなみに送信されて受け取ったメールは以下のようになります。

今回は「送信者に返信」を利用しましたが、その他選択できるアクションは以下になりますので、ぜひいろいろと試してみてください。

以上、簡単な機能ではありますが、ユーザーレベルで簡単に作成できますので、使い道はさまざまかと思います。

なお実際に利用してみた感想として、
①ボタンは何度もクリックできてしまう
②返信を受け取る場合は、あらかじめルールで仕分けておくと便利

です。

ぜひ使ってみてください!!

なかなかウレシイ、受信済メールのルール適用

 This is an article about a new feature added to Noes/Domino that allows new (or modified) mail rules to be applied to previously received mail.

みなさま、こんにちは。

緊急事態宣言の効果からか、少しずつ収まりつつあるコロナですが、まだまだ油断すると第4波を生じることになりますので、引き続き日々注意してすごしましょう!!

ワクチンも医療従事者から先行接種され始めますので、あらゆる事態が好転して、以前のような生活に戻り、自由にイベントができる日を心待ちにしている今日このごろです。

さて本題ですが、ノーツクライアントの新機能として、【受信済のメールにルールを適用】することが可能となっています。

あまり意識してなかったのですが、結構な恩恵を受けることができましたので、レポートさせて頂きます。

まずメールルールについてですが、ヘルプの「ルールを使用してメールをフィルタリングする」に詳しく説明されていますが、以下のように記述されています。

ここであらためてメールルールの説明は行いませんが、本ヘルプはV11のものになります。

文面では「新規受信メッセージ」との記述となっていますが、実際には既に受信済のものにも適用できるようになっています。

それではまずはV9のメールルールの設定画面です。

使っている方には見慣れた画面ですね。

早速ですが、V11の同じ画面です。

このように下に「受信ボックスで今すぐ実行」ボタンと「すべての文書で今すぐ実行」ボタンが追加されています。

適用先として2種類準備されているのも、ユーザーフレンドリーですね。

それでは実際に想定通りに反映されるか、確認してみます。

画像は弊社で実運用しております部署のメールボックスをコピーしたものです。

このメールボックスでは、様々な取引先から届くメールをルールに従いフォルダに仕分けています。

サンプリング時のサイズは以下の通りとなります。

それではテスト用として、受信ボックスに40文書以下のような状態としました。

こちらで、2019/09/18が含まれる文書を「20190918」というフォルダに仕訳けるルールを作ってみたいと思います。ちなみに対象文書は13あります。

設定はこんな感じですね。

この状態で、「受信ボックスで今すぐ実行」をクリックします。

と、ここで気づきました!

テスト用のデータベースをローカルに作成してしまっていました。

そう、こちらの機能はクライアント側の処理ではないため、ローカルでは動かないのです(汗

ということで、サーバーに移動させて再度トライ!!

サクっと処理してくれたことが分かるかと思います。

ちなみに実行するとメールボックスの所有者に以下のような通知メールが届きます。

できればここに、「〇件中〇件移動しました」なんて出ると、さらに優しいのではなんて感じたりしました。

すべての文書を対象にして実行も可能ではありますが、大量データを対象とするとうまくいかないことがあるようでした。

それでも今までは過去メールは手動で移動させる必要があったものを、自動で振り分けて頂ける機能は非常に助かります。

また何より、複雑な条件を適用する際に、正しく振り分けられるかのテストがその場で完了する点は大きいと感じました。

以上、地味?な新機能かもしれませんが、あまり触れられていませんでしたので、記事とさせて頂きました。