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2024年4月4日木曜日

#メール で超簡単な #アンケート

 This article is very simple.

I will describe the process of placing a button in the body of an email to receive an email with the answers to a survey.


みなさま、こんにちは。
いよいよ新年度スタートですね。

私は会社組織のちょっとした変更と、私的にも大きな変化が生じる新年度を迎えております。
ちょっと体調不良でふたつの病院に通いながらですが、今年度もよろしくお願い致します。


さてまずは告知から

#ノーツコンソーシアム ( #notescons )大阪研究会が今月26日(金)に開催されます。
今年はさらに新規の方々をお迎えし、引き続き活発な研究会を運営して参りますので、今からでも間に合いますので、ぜひ参加をご検討ください。

コンソーシアム会員の方以外でも広く登録が可能です。
研究会参加登録

お手数ですが、研究会への参加も個別にお願いします。
第一回大阪研究会


それでは本題に移りますが、今回は至って簡単な内容ですので、あらかじめご了承ください。

弊社でもよく社内アンケートを実施するのですが、最近では #Domino #Leap を多く利用しています。
しかしながら全社員がLeapを使いこなせる状態ではなく、基本的にはシステム部門で準備しているのが現状です。

ただほんとうに簡単なアンケート(例えば飲み会の参加可否など)のようなものまで依頼するのはということで、メールにボタンを配置することで解決した事例になります。

具体的には以下のようなものです。


アンケートですので、メールで解答を集めるだけの目的であれば、設定だけで利用できますので、一般ユーザーでも簡単に作成できます。


それではこのボタンの作成方法です。

①配置したい場所で[作成]⇒[ホットスポット]⇒[ボタン]をクリックします。


②以下のような画面が表示されますので、ラベルやサイズ、色、スタイルなどを設定します。


③ボタンにアクションを追加します。
このアクションはノーツで言うシンプルアクションのみが使えるようで、アクションを選んで、必要な項目を設定し、[追加]を押します。
今回は送信者に返信(送信者のみ)とし、メッセージにはそれぞれ「賛成」「反対」とします。
さらに元の内容がわかるように「メッセージに文書のコピーを含む」にチェックしています。


たったそれだけです。

ちなみに送信されて受け取ったメールは以下のようになります。


今回は「送信者に返信」を利用しましたが、その他選択できるアクションは以下になりますので、ぜひいろいろと試してみてください。


以上、簡単な機能ではありますが、ユーザーレベルで簡単に作成できますので、使い道はさまざまかと思います。


なお実際に利用してみた感想として、
①ボタンは何度もクリックできてしまう
②返信を受け取る場合は、あらかじめルールで仕分けておくと便利

です。

ぜひ使ってみてください!!

2024年2月23日金曜日

#DominoLeap #名前ピッカー でグループを選択しても、全員にメールが届かない

This time I had a problem with the DominoLeap application, where all the groups specified in the name picker did not receive the email.

I contacted support and they told me how to work around the problem, so I'm writing it down.


みなさま、こんにちは。
先日はノーツコンソーシアム 総会、FESTA並びに30周年記念パーティにてたいへんお世話になりました。

特設サイトやアーカイブが公開されておりますので、ぜひご参加頂けなかったみなさまにおきましても、サイトをご覧ください。

https://www.notescons.gr.jp/

なお大阪研究会としては、

●インスタグラム:「悪だくみの会(osakadomino)」
●フェイスブック:「悪だくみの会(OsakaDomino.fun)」
●X(Twitter):「OsakaDomino」

などからも情報発信しておりますので、こちらもご覧ください。


さて本題になります。
最近は社内の新規ワークフロー=DominoLeapで開発することが増えてきています。
今回も新しくIBMiのデータを活用したワークフローの要求があり作成し、リリースしたのですが、フローで発生するメールを複数に送信したいという要求が届きました。

名前ピッカーで営業担当者を指定して、そちらにメールを送信するというフローになるのですが・・・。設計は以下のようなものです。



そこでフィールドヘルプにも「ユーザーまたはグループを検索」と書かれていることから、ドミノディレクトリにグループとして作成して解決しようと考えました。
フロー起票者は営業担当者に該当するグループを選択して進めるというものです。

結果は・・・
なんとグループ全員にはメールは届きませんでした。1名のみにしか届かなかったのです。

もしかしてバグ?

と思い、今回のサポートへ問い合わせ致しました。

今回もほどなく連絡がありました。
どうも名前ピッカーで単純に選択したグループ全員へのメールは送信されないようでした。

そこで解決策の提示がありましたので、ご紹介致します。

①アクセスメニューでひとつ役割の定義を追加します。
今回は「メール送信先」という"オープン"な役割を追加しました。


②次にワークフローメニューに移動し、対象の「送信」アクションに「ユーザーの割り当て」を追加します。


設定としては、
[フォームの値]として「営業担当者」・・・こちらは先の名前ピッカーを指定しています・・・を選択し、[役割]を先に作成した「メール送信先」を指定します。


③既にあるメール送信のアクションで、メールの送信先として「営業担当者」を外して、「メール送信先」に変更します。



以上で設定完了です。
保存して、アプリをデプロイし確認したところ、思うようにグループ全員にメールが送信されました。

回避手順としては至って簡単ですね。
変数として「メール送信先」という器を作り、送信時のアクションで選択されたグループをこの器に割り当てて、そちらを宛先にメールを送信するだけの変更になります。



以上、なんてことない作業にはなりますが、先に書きましたように名前ピッカーにはグループも選択できることから、私のような開発者はそちらで選択するだけで簡単にグループにメール送信ができると考えてしまいます。

ごくごくありふれた要望かとは思いますので、書き留めさせて頂きました。

また何か課題が発生しましたら、こちらでも報告させて頂きますので、引き続きよろしくお願い致します。

2024年1月12日金曜日

#目安箱 の作り方

I was also successfully appointed as this year's HCL Ambassador.
Thank you!!

This time I am reporting on how to create a "Reference Box".

I wrote this article because I thought that once you understand how to create this, you will be able to take advantage of a useful application called "Mail in Database.


新年あけましておめでとうございます。
まだどこにも出してなかったのですが、無事私も本年度のHCL Ambassadorに任命頂くことができました。

毎回同じになりますが、これも皆様のご協力あってこそ。
今年も日々の中から発見した内容を、随時報告していきたいと思いますので、よろしくお願い致します。

さて早速ですが、まずは告知から。
来週1月19日(金) テクてくLotus技術者夜会が開催されます。

https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article&sysparm_article=KB0069193

今回のテーマは私を含めた今年任命されたHCLアンバサダーによるライトニングトークです。
今年は多くの新任アンバサダーが就任しましたので、ぜひお時間調整の上、ご参加ください。



それでは本題です。
よく昔から「目安箱」の運用が行われているかと思います。
弊社で要求されたわけではないのですが、この作り方を理解すると、メール受信データベースという便利なアプリを活用して頂けるのではと考えましたので、記事にしました。

もちろんユーザーIDを追加して運用することも可能(但し、適切な処理を行わなければ、※DLAUにカウントされます)ですが、ライセンスを意識せずに簡単に作成できますので、ぜひこの機会にマスター頂ければと思います。


手順は本当に簡単で、

①テンプレートからメールデータベースを作成

  データベースを作成するサーバーを選択し
  データベースのタイトルをつけ
  ファイル名を指定
  テンプレートに、利用したいメールテンプレートを選択してOK。
  ※テンプレートの引き継ぎについては、判断にお任せします。

②出来上がったメールアプリのACLを設定

  目安箱ですから、閲覧できる方は限定されるべきですので、配慮した設定を行ってください。

③メール受信データベースの追加


  ドミノディレクトリのメッセージ内にあるメール受信データベースを選択して、
  新規追加ボタンをクリックします。


  設定内容は
  この設定の名前(自由)と
  サーバーの選択とファイル名の指定です。

  ※今回は外部からのメールをうけませんので、インターネットアドレスはブランクにしていますが、外部からのメールを受信させる場合はこちらに一意のメールアドレスを記述します。

以上で完成です。



ご自身で新規メールを作成して、宛先に「目安箱」を選んでメールを送信します。

このように無事届きました。

簡単ですが以上となります。


今回はメールテンプレートを利用したメール受信データベースの作成手順を書きましたが、他のテンプレートや、全く新規で作成したアプリも同じ設定でメール受信データベースとすることが可能です。

またメールそのものに限らず、他のアプリにから送信したものを受けるということも可能ですので、その幅は広がるかと思います。


至って簡単ですし、また目安箱などは社内にひとつあってもいいのではと思いますので、ぜひ一度お試しください。