#ディスカッション データベースを #メール受信データベース にする

 I'm going to change the discussion database to an Mail-in database.

みなさま、こんにちは。
今回は社内で運用中のディスカッションデータベースをメール送信で投稿したいという要望がありましたので、簡単ですがその手順をご紹介します。

早速ですが、現在運用中のデータベースのプロパティです。

テンプレートですが、既にカスタマイズを行っているため、設計は引き継いでいませんが、以下のように11.0(2019/11/05)を利用しています。

それでは、まずはこのデータベースをメール受信データベースにします。

メール受信データベースはDomino Directoryに文書を追加しますので、権限のあるユーザーである必要があります。

ちなみに以下は管理クライアント(Domino Administrator)を使って行いました。

[ユーザーとグループ]タブで、[メール受信データベースとリソース]を開きます。

上部のアクションで、[Add Mail-In Database]をクリックします。

新規作成画面が開きますので、以下項目を環境に合わせて記述して保存します。

　Mail-in name(名称)
　Internet Address(メールアドレス)
　Server(サーバー名)
　File name(対象とするnsfのパスとファイル名)

以上で、対象のデータベースに対して、メールを送信することができるようになりました。

試しに送信してみます。

以下のように、公開アドレス帳でも選択できるようになっています。
・・・すいません、見づらい画像です

以下内容で送信してみます。

すると・・・
先頭に確かにメール送信された文書が追加されましたが、エラーが出てしまいました。

当たり前ですね。
ディスカッションデータベースには、メールフォームが存在していません。

ちなみにこのまま開いてみると、

なんとか開くことはできました。
ただ・・・毎回エラーを出すのは、運用上正しくはありません。

さて・・・どうするか。

まずはメールテンプレートからメール(Memo)フォームをディスカッションデータベースにコピーしてみました。

すると・・・以下エラーが発生してしまいました。

やはりメールテンプレートは作りが複雑なため、一筋縄ではいかないようです。

ということで、Memoという[Body]というフィールドひとつのフォームを作成してみました。
※幸いにもディスカッションデータベースも、メールデータベースも本文フィールドは[Body]です。

これでエラーなく開くことができるようになりました。

これでやりたいことはできるようになったのですが、ここまできてふと「別名」というキーワードがひっかかりました。

以前、フォームの切り替えに別名を使うという記事を書いた記憶があるのですが、確か別名は複数つけられたはず・・・

ということで、せっかく作ったMemoフォームを削除して試してみます。

やり方は至って簡単!
ディスカッションテンプレートのフォームの別名の後ろに、"|"で区切って、[Memo]という別名を追加してみます。

早速文書を開いてみると、

ぉぉ!

見事、ディスカッションのメインフォームに値が表示されました。

さらにメールの件名がディスカッションの件名にも入るという効果まで!

遠回りしましたが、結果的にとっても簡単な方法で、想定した結果を得ることができました。

ちなみに弊社ではよく郵送されてきたリーフレットなどを自分にスキャンデータを送信して、ディスカッションに添付するような作業があるのですが、今後は直接データベースに送信できるようになるため、わずかですが業務の簡素化が可能になりました。