なかなかウレシイ、受信済メールのルール適用

 This is an article about a new feature added to Noes/Domino that allows new (or modified) mail rules to be applied to previously received mail.

みなさま、こんにちは。

緊急事態宣言の効果からか、少しずつ収まりつつあるコロナですが、まだまだ油断すると第4波を生じることになりますので、引き続き日々注意してすごしましょう!!

ワクチンも医療従事者から先行接種され始めますので、あらゆる事態が好転して、以前のような生活に戻り、自由にイベントができる日を心待ちにしている今日このごろです。

さて本題ですが、ノーツクライアントの新機能として、【受信済のメールにルールを適用】することが可能となっています。

あまり意識してなかったのですが、結構な恩恵を受けることができましたので、レポートさせて頂きます。

まずメールルールについてですが、ヘルプの「ルールを使用してメールをフィルタリングする」に詳しく説明されていますが、以下のように記述されています。

ここであらためてメールルールの説明は行いませんが、本ヘルプはV11のものになります。

文面では「新規受信メッセージ」との記述となっていますが、実際には既に受信済のものにも適用できるようになっています。

それではまずはV9のメールルールの設定画面です。

使っている方には見慣れた画面ですね。

早速ですが、V11の同じ画面です。

このように下に「受信ボックスで今すぐ実行」ボタンと「すべての文書で今すぐ実行」ボタンが追加されています。

適用先として2種類準備されているのも、ユーザーフレンドリーですね。

それでは実際に想定通りに反映されるか、確認してみます。

画像は弊社で実運用しております部署のメールボックスをコピーしたものです。

このメールボックスでは、様々な取引先から届くメールをルールに従いフォルダに仕分けています。

サンプリング時のサイズは以下の通りとなります。

それではテスト用として、受信ボックスに40文書以下のような状態としました。

こちらで、2019/09/18が含まれる文書を「20190918」というフォルダに仕訳けるルールを作ってみたいと思います。ちなみに対象文書は13あります。

設定はこんな感じですね。

この状態で、「受信ボックスで今すぐ実行」をクリックします。

と、ここで気づきました!

テスト用のデータベースをローカルに作成してしまっていました。

そう、こちらの機能はクライアント側の処理ではないため、ローカルでは動かないのです(汗

ということで、サーバーに移動させて再度トライ!!

サクっと処理してくれたことが分かるかと思います。

ちなみに実行するとメールボックスの所有者に以下のような通知メールが届きます。

できればここに、「〇件中〇件移動しました」なんて出ると、さらに優しいのではなんて感じたりしました。

すべての文書を対象にして実行も可能ではありますが、大量データを対象とするとうまくいかないことがあるようでした。

それでも今までは過去メールは手動で移動させる必要があったものを、自動で振り分けて頂ける機能は非常に助かります。

また何より、複雑な条件を適用する際に、正しく振り分けられるかのテストがその場で完了する点は大きいと感じました。

以上、地味?な新機能かもしれませんが、あまり触れられていませんでしたので、記事とさせて頂きました。