I am a little out of Notes this time, but I will write about Box. Since we decided to begin using Box's personal user version experimentally within our company, I will post the manual to be distributed inside our company.
みなさま、こんにちは！
今年は桜の季節が短かったですね。金曜日に京都でとある会合があったのですが、雨ということもあり、今年は花見ができずとなってしまいました。
さて今回は少しNotesを離れるのですが、boxについて書かせて頂こうと思います。
まずはboxの内容についてですが、既にご存知の方も多いかと思いますが、不明な方は恐れ入りますが以下URLよりご確認ください。
https://www.box.com/ja-jp/home
要はクラウドストレージのひとつになります。
個人では○vernoteや○ropbox、○oogledriveなど利用されている方も多いのではないでしょうか。
かという私も○oogledriveを便利に利用させて頂いております。
なお会社としては、現在は携帯の契約におまけとして提供されている
Primedriveというサービスをオフィシャルで使用しております。
主な用途としては、会議資料を共有フォルダ内に保存し、ペーパーレス化してあったり、ファイルの送信などで利用しておりました。
こちらの問題を記載することは致しませんが、今回個人ユーザー版(無償)のboxをテストすることになりましたので、報告させて頂くことにします。
今回の目的は、
①ディスク容量の増加
②取引先からのアップロード場所を提供する
③メール送信でのアップロードを行える
という点になります。
まずは①の容量についてです。
Primedriveは企業契約の形態となっており、会社全体で11GBの容量が使えます。
これに比べ、boxはひとりあたり10GBとなりますので、この差は歴然ですね。
但し、個人ユーザー版の場合、250 MB のファイルアップロード制限がありますので、この点は注意が必要です。
②③については、boxの標準機能で対応可能になります。
ということで、近日切り替えができるよう、来月より社内で並行稼動の期間をスタートすることになりました。
さて弊社社員に使わせることになりますので、それなりのマニュアルが必要となります。
boxはかなり多機能なので、すべてのマニュアルを作ることは困難なのですが、先の課題を含め弊社で配布するように準備したマニュアルをご紹介したいと思います。
1）ブラウザを利用する場合
１）－１ 新規作成メニュー
フォルダやブックマークに加え、直接ExcelやWordといったファイルの新規作成が可能です。(作成される場所は現在開いている場所になりますが、後からの移動も容易です。)
１）－２ アップロードメニュー
PC上のファイルだけでなく、フォルダごとアップロードも可能です。
１）－３ 共有機能
項目にマウスカーソルを近づけると表示される「共有」メニューから「共有リンクを取得」をクリックします。
※フォルダ単位だけでなく、ファイル単位でも可
リンクアドレスをコピーし、共有する方へ案内します。
メールアドレス欄をクリックすることで、直接メール送信も可能です。
１）－４ メール送信によるアップロード
アップロードさせるフォルダのその他のオプション内「設定」をクリックし、「このフォルダへのメールによるアップロードを許可する」にチェックします。得られるアドレスを対象者に送信します。
このアドレスに添付ファイルを送信することで、boxの対象フォルダ内にファイルがアップロードされます。
２）Windowsアプリ Box Sync の利用
ログインすると以下画面が表示されますので、Sycedが[On]にした上で最小化あるいは[×]で閉じてください。
※閉じてしまっても、タスクバーに常駐しています。
２）－１ エクスプローラで確認
お気に入り配下に[Box Sync]が表示されます。こちらがboxのルートフォルダと同期します。
２）－２ 適当なフォルダを作成します。
直下にファイル等を保存すると管理しにくくなりますので、適当なフォルダを作成し、その中へファイル等を保存することをお勧めします。
アイコン左下の青いマークは同期済みのマークになります。
２）－３ テストでファイルを置いてみる。
先のフォルダ内にファイルをひとつ置いてみましょう。左下のマークが最初は黄色く表示されますが、すぐに青に変化し、同期が完了したことがわかります。
２）－４ ブラウザで確認
先のフォルダができていることが確認できます。
２）－５ もちろんファイルも同期されます。
なおエクスプローラ側で削除した場合、「削除」行為も同期されますので、boxからもなくなります。
３） iPadでの利用方法
３）－１ 新規及びアップロードメニュー
右上の[+]をタップすることで新規及びアップロードの両機能が使えます。Windowsと同様の対応が可能です。(一部iPad特有の機能も含まれます)
３）－２ ファイル及びフォルダ機能
ファイルやフォルダの右下にあるオプションボタンでさまざまな機能が選択可能です。共有機能についても、ほぼWindows同様になります。
但し、メール添付送信機能は設定できません。
以上、現時点で弊社内に配布したマニュアルとなります。
個人的な感想ですが、取引先からデータを頂くような場合などはかなり使いやすいと感じました。ファイルのやり取りについては、PrimeDriveから直接URLとパスワードメールの送信が可能であったことは便利ではありましたが、実際にメールを誤送信してしまった場合、その誤送信先にパスワードも送られてしまう危険性もあったため、この機会にファイルそのものにパスワードを設定し、メールはURLとパスワードを別に送信するような対応に変更することとしました。
もっと活用するためには、やはり企業としての有償契約を行い、ファイルサーバーとして利用することでさらなるメリット(具体的には、ファイルのタグ付け等による検索機能やソーシャル的な使い方)を得ることができればとも考えます。
まずは無償範囲で試用し、社内でboxの地位を確立することを狙ってみようと思います。
