#タスク のアラート(通知)について

A user requested that we specify the time at which task alert e-mails are to be sent.

I would like to share with you the results of my confirmation regarding this and how we finally handled it.

みなさまこんにちは。
早速ですが、まずは先日の記事と重複しますが告知です。

以下、いずれもノーツコンソーシアム会員に限らず参加可能です。
Dominoの枠に収まらない研究会、情報交換会ですので、ぜひご検討ください。

●2023年6月23日(金) 第二回 大阪研究会
　　詳細は上記リンクよりご確認ください。
　　今回もかなり濃い内容になりそうです。

●2023年7月13日（木) ノーツ新任担当者向けワークショップ（2023年 春開催）
　　ついに東京オンサイト開催!
　　大阪サテライト会場も準備して、皆様のご参加をお待ちしております。

●2023年8月25日(金) ユーザー情報交換会(@京都)
　　第三回大阪研究会、第三回名古屋研究会併催!!
　　終了後は鴨川　川床で懇親会!
　　今一度、対面のよさを見直しましょう!

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さて今回はユーザーより、ノーツのタスクについて、通知時間を指定してメールを送信したいとの問い合わせが入りましたので、少し調べてみました。

以下がタスクのアラーム通知オプション画面になります。

通知方法をここで細かく説明する必要はないかとは思いますので割愛しますが、この[アラームを鳴らす時]を細かく設定したいということになります。

ここでは、

日にち単位しか設定できません。
〇日後、もしくは〇日前ということになります。

弊社の環境で、そのまま設定した場合、

なぜか 12:01:00 に設定されていました。

ちなみに予定の場合は、

このように「日」だけでなく、「時間」や「分」が設定できました。

そこでいつもながら、サポートへ問い合わせです。
正直なところ、「仕様です」っていう答えのみかなと考えていたのですが、以下のような回答を頂けました。

1. HCL社様環境においてもアラームの通知オプションで特定の日時を選択できないことを確認しております。
2. 「タスク」は日にち単位で作成されるため、開始日と終了日を指定し、アラームの通知設定を期日より前か後の日数のみ指定することができます。
3. 残念ながら、このタスクに特定の日や時間を選択する方法はございません。そのため、ユーザーは特定の日や時間にタスク通知を受け取ることができません。

との事でした。
「ごもっとも」というのが本音です。
ただその後、以下の内容が続けられていました。

お客様のご期待に添うことができず大変申し訳ございませんでした。

タスクのアラームの通知に特定の日や時間を指定するための機能の改善要望が「HCL #dominoforever Product Ideas Portal」サイトに提出されています。
当機能の追加を希望されるお客様は投票（VOTE）をお願いします。

https://domino-ideas.hcltechsw.com/ideas/NTS-I-2372

同じことを考えられている方がいらっしゃるのですね。
もちろん即時VOTEですが、まだ2なんです(汗
もし同じお悩みをお持ちでしたら、ぜひVOTEください!!

インターフェイスは持っているので、実装するのはそれほど難しくなさそうなのですが・・・。

以上を踏まえて、弊社ではタスクとしてではなく、スケジュールとして登録することでユーザーの思う動作を得ることができましたので、解決は解決です。

ちなみに昨日も記事を書きましたが、弊社ではOnTimeを利用しております。
OnTime上ではタスクが表示されないのですが、スケジュールとして登録することで、OnTime上でも確認することができるようになりました。

こちらの凡例として「タスク」というものを設定することで、色分けされますので、これはこれで使いやすい方法と感じております。

お試し頂く価値はあるのではないでしょうか。

#カレンダー から #ics ファイルを添付した新規メールを作成する

This time I tried to create an action button with the following content.
1 Export ics file from Notes schedule
2 Display the new mail creation screen with the ics file attached

みなさま、こんにちは!!
IBM Notes/Domino Day 2019 Springツアー、各地盛り上がったようですね。
某会場では、なぜか申し込み人数より多くの参加者があったとか(笑

国内の注目、活況が証明されたようですね。

さて今回は、以前よりicsファイルのやり取りによるスケジュール追加が便利だと感じておりました。そもそもNotesのカレンダーからicsファイルが生成できるのかすら知りませんでしたのですが、「書き出し」機能のデフォルトに存在していました。

ただしこのicsファイル。基本的に自分のカレンダーには存在しているものであり、メール添付して送付することが主な利用用途になるかと思います。
ということで、自分のスケジュールからicsファイルを作成し、新規メール作成画面を表示させ、あらかじめ添付ファイルとして登録されていれば簡単に送信できるのでは!!?ということで、社内実装してみましたので、その手順をご紹介致します。

やり方は単純で、

①Notesがもっているエクスポート機能を使用して、指定したディレクトリにicsを保存。

②新規メールを作成し、①で保存したicsファイルを添付

となります。

ということで、まずは①のicsファイルのエクスポートです。
今回はメールテンプレートに共有アクションとして追加しました。

式として、以下を記述します(保存先はそれぞれの環境に合わせてください。もちろんファイル名は自由ですが、拡張子は[.ics]にします)
※半角"￥"は本ブログでは "\" になってしまいますので、便宜上全角"￥"を使用してあります。

@Command([FileExport]; "Calendar File"; "(保存先ディレクトリ)￥￥ical.ics")

エクスポートのテストを行うため、作成した共有アクションを【($Calendar)|Calendar】ビューに追加します。

それではご自身のメールを再設計して、テストしてみます。
※再設計
　　手順：メールアプリケーションを右クリックして、[再設計]をクリック
　　　　　テンプレートの場所(サーバー)を選択し、[OK]
　　注意：メールアプリケーションがテンプレートから設計を引き継ぐにチェック

再設計が完了しましたら、カレンダーを開きます。以下のように[ics export]のボタンが表示されていることを確認します。

早速ですが、登録されたスケジュールのひとつを選択し、[ics export]をクリックします。

以下のように[iCal エクスポート]ダイアログが表示されますので、[選択文書]のまま[OK]します。(すべてをエクスポートする場合は、[すべての文書]を選択してください。)

指定したディレクトリに、ical.icsファイルができていればOKです。

続いての②新規メールを作成し、①で保存したicsファイルを添付の設計です。

新規のエージェント(LotusScript)を作成します。
名前/別名は自由ですが、私は両方に[ics_mail]としました。

こちらに記述する内容は以下となります。
件名や文面は自由に設定ください。

Sub Initialize Dim session As New NotesSession Dim db As NotesDatabase Dim ws As New NotesUIWorkspace Dim uidoc As NotesUIDocument Dim doc As NotesDocument Dim rtitem As NotesRichTextItem Dim maildb As New NotesDatabase("","") Dim afile As NotesEmbeddedObject  Call maildb.OpenMail Set uidoc=ws.CurrentDocument Set doc = maildb.CreateDocument Call doc.ReplaceItemValue("Form","Memo") Call doc.ReplaceItemValue("Subject","icsファイル送信") Set rtitem = New NotesRichTextItem(doc,"Body") Call rtitem.AppendText("スケジュールのicsファイルを添付致します。") Call rtitem.AddNewline(2) Set afile = rtitem.EmbedObject( EMBED_ATTACHMENT, "", "(保存先ディレクトリ)￥￥ical.ics") Call doc.Save( False, False) Call ws.EditDocument(True,doc) End Sub

次に、①で作成した共有アクションに、②のエージェントを実行する行を追加します。

@Command([FileExport]; "Calendar File"; "(保存先ディレクトリ)￥￥ical.ics"); @Command([ToolsRunMacro];"ics_mail")

以上で保存し、再度メールアプリケーションを再設計します。

以下、動きをご覧ください。
※gifファイルを表示していますので、連続再生されています。

宛先を指定し、送信した結果は以下となります。

添付されたicsファイルの中身は、以下のようになっており、問題なくカレンダーに取り込むことが可能です。

以上、今回は少しLotusScriptを使いましたが、思うような動作を得ることができました。

これで社外の方ともスケジュールの共有が少し楽にできそうです。