簡単! @関数だけで、一次承認ワークフロー ～その1

みなさま、こんにちは!
今週で6月も終わりですね。当初は雨が少なく水不足が心配されましたが、ようやく梅雨らしくなって参りました。
個人的にはあまり雨で好きではありませんが、特に農家の方々など、必要なときに必要な降水量は必要かと思いますので、「例年並み」が好ましいのでしょうか。

さて全く話題は異なりますが、海水浴シーズン目前ということでひとつだけ宣伝を!!

海の「もしも」は１１８番

詳しくはサイトをご覧ください。

ちょうど今週日曜に、舞鶴にあります海上保安学校にて【五森祭】が開催されます。
去年に引き続き、今年も参加させて頂きます。
また可能な写真等はフェイスブックに掲載させて頂きます。



それでは本題です。
今回から数回に分けて、@関数だけで簡単な一次承認のワークフローを作ってみたいと思います。内容としては、よくある勤務に関わる届出として作成致します。
今回も作りながら記事にしておりますので、後ほど修正が入るかもしれませんが、何とぞご容赦ください。


早速ですが、新規のアプリケーションを作成します。(以前までに作成したユニバーサルテンプレートを利用していただいても構いませんが、本文面についてはこちらは使わずに説明を行います。)

サーバー：Local 　タイトル：自由 　ファイル名：自由

私の設定は下記のようにしました。

続いて新規フォームを作成します。

名前：自由 　別名：自由(但し、半角英数を推奨)

私の設定は以下としました。

続いて以下フィールドを作成します。

●届出内容(入力必須) 　名前：Title(編集可能) 　種類：ダイアログリスト 　　　　　選択肢を入力 　　　　　　遅刻 　　　　　　早退 　　　　　　有給休暇(その他、必要に応じて追加ください。) 　入力の確認：@If(Title="";@Failure("［届出内容］の指定は必須です。");@Success)

●申請者(入力必須) 　名前：Applier(編集可能) 　種類：ダイアログリスト 　　　　　アドレス帳から選択 　デフォルト値：@Name([CN];@UserName) 　入力の確認：@If(Applier="";@Failure("［申請者］の指定は必須です。");@Success) 　段落を非表示：プリビュー(読み込み)・読み込みモード・印刷・埋め込み・クリップボードへのコピー

本来、本人が申請者であることが多いのですが、代理で申請する場合も考慮し、初期値としてデフォルトユーザーを設定していますが、アドレス帳から選択できるようにも対応しております。

●申請者(表示用)(入力必須) 　名前：Dsp_Applier(計算結果) 　種類：テキスト 　式：@Name([CN];@DbLookup("";"サーバー名":"names.nsf";"($Users)";Applier;"AltFullName")) 　段落を非表示：プリビュー(編集モード)・編集モード

こちらのフィールドに、DJXを参照し、申請者を漢字化しました。

●承認者(入力必須) 　名前：Sendto(編集可能) 　種類：ダイアログリスト 　　　　　アドレス帳から選択 　入力の確認：@If(Sendto="";@Failure("［承認者］の指定は必須です。");@Success)

上司(承認者)を選択するダイアログです。

●期間(開始日)(入力必須) 　名前：Start(編集可能) 　種類：日付/時刻 　スタイル：日付/時刻制御 　サイズ：幅　10 固定(文字) 　入力の確認：@If(Start="";@Failure("［開始日］の指定は必須です。");@Success)

対象期間の開始日を選択します。

●期間(終了日)(入力必須) 　名前：End(編集可能) 　種類：日付/時刻 　スタイル：日付/時刻制御 　サイズ：幅　10 固定(文字) 　入力の確認：@If(End="";@Failure("［終了日］の指定は必須です。");@Success)

同じく終了日を選択します。同日の場合でも必須としています。

●期間 　名前：Term(計算結果) 　種類：数値 　式：@If(Start="";"";End="";"";(End - Start)/86400+1)

先のふたつの日付フィールドの差から、日数を計算しています。

●事由(入力必須) 　名前：Reason(編集可能) 　種類：テキスト 　入力の確認：@If(Reason="";@Failure("［事由］の指定は必須です。");@Success)

理由を記載する項目です。


私のイメージでは下記のようになりました。

次にフォームのウィンドウタイトルの設定を行います。

@If(@IsNewDoc;"新規フロー 作成中";Title+"届【"+Dsp_Applier+"】")

ウィンドウタイトルに、新規作成の場合は、「新規フロー 作成中」と表示。既存文書の場合は、「○○届け【氏名(漢字名)】」と表示させています。


再度に著作関連(登録日・登録者・編集日・編集者)のサブフォームを作成し、埋め込みます。
※著作関連サブフォームについては、以前のユニバーサルテンプレートをご覧ください。

それでは一度、IBM Notesでプリビューしてみましょう。
以下のように表示されるかと思います。

次にフロー部分のフィールドを追加します。

フォームの先頭にフローの状況を表示するステータスフィールドを追加します。

名前：Status 　種類：テキスト 　デフォルト値："1.承認依頼中"

ワークフローということで、アクションボタンでステータスを切り替えるため、あえてダイアログにせず、テキストとしています。

続いてサブフォームのすぐ上に、承認者の署名欄を作成します。

名前：Sign 　種類：テキスト

今回は以上にてフォームのフィールド配置までを行いました。
次回は必要なビューを作成して参ります。

ExcelのデータをNotes文書にするVBAのサンプルファイル

みなさま、こんにちは!
アリンコに要注意な島からの情報発信です(汗

先週のテクてく、いかがでしたか?
大阪でのPVに参加したかったのですが、本業の会議と重なり、どうしても参加できませんでした。せめてリモートで画面だけとパソコンを持ち込んだのですが、それもできず。
資料のみ入手して、我慢しております。
大阪のPVは継続頂けるようですので、今回ご参加できなかった皆様も、ぜひ来月はご一緒しましょう!!

さて先月、標題記事を記載させて頂きましたが、本日は配布できそうな状態のExcelファイル(.xlsm)が完成しましたので、そちらの紹介とサンプルダウンロードへのリンクを掲載させて頂きます。

早速ですが、サンプルのダウンロードはこちらよりお願いします。

中身ですが、シートは全くのブランクになります。

標準モジュールとして以下のふたつを含んでおります。

●ExcelのSheet1の1行目の値をNotesの指定データベースの指定フォームにインポートした新規文書を保存する。最後にSheet1の1行目を削除する。


Private Sub import_notesdb()

Dim Session As Object
Dim db As Object
Dim doc As Object

Set Session = CreateObject("Notes.Notessession")
Set db = Session.GetDatabase("サーバー名", "データベース名")
Set doc = db.createdocument(db)

doc.form = "フォーム別名"
doc.フィールド名1 = Range("A1").Value
doc.フィールド名2 = Range("B1").Value
doc.フィールド名3 = Range("C1").Value
doc.フィールド名4 = Range("D1").Value
doc.フィールド名5 = Range("E1").Value
doc.フィールド名6 = Range("F1").Value
doc.フィールド名7 = Range("G1").Value
doc.フィールド名8 = Range("H1").Value
doc.フィールド名9 = Range("I1").Value
doc.フィールド名10 = Range("J1").Value
doc.フィールド名11 = Range("K1").Value
doc.フィールド名12 = Range("L1").Value
doc.フィールド名13 = Range("M1").Value
doc.フィールド名14 = Range("N1").Value
doc.フィールド名15 = Range("O1").Value
doc.フィールド名16 = Range("P1").Value
doc.フィールド名17 = Range("Q1").Value
doc.フィールド名18 = Range("R1").Value
doc.フィールド名19 = Range("S1").Value
doc.フィールド名20 = Range("T1").Value
doc.フィールド名21 = Range("U1").Value

Call doc.Save(True, True)

Sheets("Sheet1").Select
Rows("1:1").Select
Selection.Delete Shift:=xlUp

End Sub

赤字部分は貴社環境に合わせて変更してください。

項目は多めに記載していますが、必要に応じて増減させてください。

前回の記事ではPublic Subとしていましたが、実際のインポートは次に作成する繰り返しの処理で行いますので、Private Subに変更しています。

●Sheet1のセルA1が"空白"になるまで、処理を繰り返す。

Sub インポート()

    Do Until Sheets("Sheet1").Range("A1") = ""

        Call import_notesdb

    Loop

End Sub

もし1列目にタイトル行がある場合は、列番号に関わる部分を"2"などに修正してください。

サンプルの紹介は以上になります。

先日も書きましたが、弊社では基幹システムのデータをExcelやCSVに抽出し、Notesに取り込む作業がいくつかありますが、現在はすべてVBAに切り替えました。

今後は、ユーザーが申請するワークフローで、フィールド数の多いものなどについて、エクセルでの入力フォームを配布し、ユーザー各自がVBAを利用してNotes文書に登録できるような運用にも利用予定です。

ぜひお試しください!!

ユニバーサルテンプレート～フレームセット①～

みなさま、こんにちは!!
先週金曜は、ノーツコンソーシアム　大阪研究会に参加させて頂きました。
今回のテーマは、Y様によるWEB化に関するセッションと、各自アプリを持ち寄っての討議が中心でした。
WEB化については、実際にブラウザで使う機能を中心に作ることや、成功への道筋について教わりました。
各自のアプリも日常のヒントとなるものが多く、興味深いものでした。

今週金曜は、テクてくLotus技術者夜会があります。
なんとかしてリモートでも参加したかったのですが、どうしても本業の会議があり、今回は参加できません。
今回も大阪にてパブリックビューが開催されますので、ぜひ関西でノーツに関わりのアル方は、日程調整ください。


前置きが長くなりましたが、今回はフレームセットと合わせてメニュー部分のナビゲータをテンプレートに組み込んでみます。
従来弊社では、ナビゲータではなくアウトラインをページに埋め込んでメニューとしていましたが、見た目や使いやすさ、さらにメニューの分割なども考慮し、ナビゲータを使うように変更しております。

ということで、まずはナビゲータから作成します。
デザインについては好みや企業カラー等で分かれるところですので、今回の内容からは除外させて頂きます。
[新規ナビゲータ]を作成し、左上にアプリケーションの名称を入れるテキストボックスを作成し、今回は「タイトル」と記載しておきます。

続いてその下に四角形を追加していき、標題に[ビュー名]を設定していきます。

テンプレート内にはビューがひとつしかありませんので、先頭の四角形についてシンプルアクションを設定しておきます。

[ビュー/フォルダを開く] - [一覧]

ハイライトの設定も行っておきましょう。

以上でナビゲータができました。

続いてフレームセットを作成します。
[新規フレームセット]を作成します。
今回は下記のような設定で作成しました。

続いて各フレームの設定です。

左列
　名前：　menu
　種類：　名前付き設計要素　ナビゲータ
　値：　メニュー
　フレーム内のリンクのデフォルト対象：　body

右列
　名前：　body
　種類：　名前付き設計要素　ビュー
　値：　一覧

以上で以下のように表示されました。

以上で保存して閉じます。

最後に起動時の設定を行いますので、[アプリケーション構成] - [アプリケーションのプロパティ]を開きます。

[起動]タブにて

　起動：　指定したフレームセットを開く
　フレームセット：　メイン

を選択し、保存して閉じます。

以上でノーツクライアント用としてのテンプレートは現時点では完成です。
もちろん今後も新たな機能は随時追加し、どんどん良くしていく予定ですが、まずはこちらをテンプレートとして保存し、今後の新規作成時に使用して参ります。

テンプレート化については、【第8回】タイムレコーダーアプリ作成～テンプレート化～をご覧ください。


さて、次回は・・・どうしたことか。

ユニバーサルテンプレート～アクション①～

みなさま、こんにちは!!
先月のテクてくLotus技術者夜会　ザ・大阪編、いかがでしたでしょうか。
私の発表はともかく、他の皆様の発表は本当に興味深いものが多かったはずです。
まだ資料はアップされておりませんが、近日には公開されるかと思いますので、参加できなかった皆様もぜひご一読ください。
また先週書きましたが、今週金曜は「大阪地区研究会第 2 回」です。お時間ございましたら、ぜひご参加ください!!

さてのびのびになっておりましたが、今回こそユニバーサルテンプレートのアクションを追加して参ります。

実際に作成する前に、システムアクションとして準備されているものをおさらいしておきましょう。

・分類
・文書の編集
・文書の送信
・転送
・フォルダへ移動
・フォルダから削除
・既読
・未読
・新規ウィンドウで開く
・印刷
・削除
・文書のプロパティ
・切り取り
・コピー
・文書リンクとしてコピー
・表としてコピー
・貼り付け

主要なアクションはこちらに揃っているのですが、それでも不足するものや、複雑な機能のアクションを[コード] - [共有アクション]に作成します。


まずは[戻る]です。フォームに設置し、何もせずにビューに戻るというものです。

式：　@Command([FileCloseWindow])

単純に現在開いているウィンドウを閉じるだけのものです。
同じ式でビュー用に[終了]も作っておきましょう。

次に[保存]です。こちらもフォームに設置し、データを保存して閉じる機能を設定します。

式：
　@Command([FileSave]);
　@Command([FileCloseWindow])

なお保存するという行為は文書がプリビュー時には必要ないアクションですので、[プリビュー(読み込み)]と[読み込みモード]時に非表示にしておきます。

次に[新規作成]ボタンです。ビューに設置し、新しいフォーム文書を作成するためのボタンです。

式：　@Command([Compose];"library")

この例では、別名「library」というフォームを新規作成モードで開くものになります。

以上でよく使用するアクションが作成できました。
それぞれ文中の要素(フォーム/ビュー)のアクションに追加しておきます。

共有アクションの追加は、アクションペインを右クリックし、[共有アクションの挿入]から行います。一度に複数のアクションを追加することも可能です。

なお私はシステムアクションと同機能のボタンを作成しているものがあります。
意図としては、システムアクションではデフォルトでアイコンが設定されておらず、いちいち設定することが手間なことによります。

[印刷]・・・　式：　@Command([FilePrint])
[削除]・・・　シンプルアクション：　文書の削除
[転送]・・・　式：　@Command([MailForward])
[編集]・・・　式：　@Command([EditDocument])
※編集ボタンのみ[プリビュー(編集モード)]と[編集モード]時及び新規文書として作成時に非表示としています。([式によりアクションを非表示にする]・・・　式：　@IsNewDoc)

最後に、個人的によく使うアクションをいくつか紹介致します。

[通知保存]・・・フォーム内に[sendto]という名前フィールドを作成し、ボタンクリック時にその方へ文書リンクを含むメールを送信するというものです。

式：
　@Command([FileSave]);
　@MailSend(sendto;"";"";createdby+"からのメール通知";"";createdby+"からのメール通知が届きました。"+@NewLine+"こちらをご確認ください ⇒ ";[IncludeDoclink] );
　@Command([FileCloseWindow])

保存せずに閉じてしまうと、文書リンクが途切れますので、保存⇒メール送信⇒閉じるという順にしております。
@NewLineでメール本文に改行を入れることが可能です。
こちらも保存ボタン同様、[プリビュー(読み込み)]と[読み込みモード]時に非表示にしておきます。

次にワークフローなどで使用する[承認]ボタンです。
フォーム中に　t_syoninという名前フィールドを作成し、ボタンクリック時にクリックした人の名前を保存するというものです。

式：
　@If(@IsDocBeingEdited; @True;@Command( [EditDocument] ; 1 ));
　@SetDocField(@DocumentUniqueID;"t_syonin";@Name([CN];@UserName));
　@Command([FileSave]);
　@Command([FileCloseWindow])

最後にビューに設置し、全文書を再計算させるアクションです。
弊社ではAS400のマスタをノーツDBとしてリンクしていますが、そのDBをLookupしている文書は都度更新しなければ、最新状態になりませんので、その対応用のアクションになります。

式：　@Command([ToolsRefreshAllDocs])

なお上記以外についても、ノーツアイコン以外のアイコンをボタンで使用する場合などについても登録しています。

その場合はイメージリソースに画像ファイルを読み込んでおき
※私は内容が分かりやすいように、別名をコメント代わりに使用しています。

アクションのアイコンで選択すると簡単です。

以上、少し長くなりましたが、現時点で弊社で使用している共有アクションについて記載させて頂きました。
もしこんなのあれば便利というものがあれば、ご紹介ください。

次回はナビゲーターを予定しております。

【告知】大阪地区研究会第 2 回

みなさま、こんにちは!
5月も終わりとはいえ、暑い日が続きますね。
ただ来週には関西も梅雨入りするかもとの事ですので、この晴天をうまく使いたいところです。

さて本来ですとユニバーサルテンプレートについて記載する予定でしたが、本業が詰っており、記事が完成しておりません。

が!!

タイトルの通り、「ノーツコンソーシアム　大阪地区研究会第 2 回」が来週に迫りましたので、今回は告知のみ掲載させて頂きます。

以下、ノーツコンソーシアムサイトより抜粋

【会員向】大阪地区研究会第 2 回

日時        ： 6/ 9(金) 13:00～
受付時間    ： 12:50までに1F受付へ集合ください。
会議室        ： 2F
場所        ： IBM大阪事業所

今回の内容ですが、

「Notes DBの活用事例」について発表およびディスカッション

となっております。

今年の大阪研究会のテーマは、

「Notesをどう使い続けていくのか」

ですので、まさにピッタリの内容ではないかと考えております。

「自慢のアプリ」や「変態アプリ」などの情報が発表される予定ですので、会員の皆様はぜひご都合を合わせて、参加をお願いします。

またまだ会員になっていない方でも、ご興味ございましたらぜひ見学にいらしてください。

今回も新規で見学にきていただける方もいらっしゃると伺っております。
ぜひ関西ならではのノーツコンソーシアムの雰囲気を味わってみてください。

見学のお申し込みは、コンソーシアムサイト上部の「お申し込み・ご質問」からメールにてご連絡ください。

それでは当日、皆様にお会いできることを楽しみに致しております!!

・・・今回も終了後の反省会が楽しみです～

ExcelのデータをNotes文書にするVBA

皆様、こんにちは!!
先週末のテクてくLotus技術者夜会　ザ・大阪編、いかがでしたでしょうか。
私の発表はともかく、他の皆様の内容は非常に興味深いものばかりでした。

近々資料もアップロードされるかと思いますので、参加できなかった皆様もぜひご一読いただければと考えております。

さて今回は前回記載しましたユニバーサルテンプレート　アクション編を次回にまわさせて頂き、テクてくにてI様が触れられていたExcel VBAを利用したNotesの運用にヒントを頂き、早速社内業務に適用してみましたので、そちらについて記載させて頂きます。

I様の事例では、ExcelシートにNotesアプリケーションのデータを呼び込むというものでした。
弊社では基幹システムからデータをExcelに呼び出し、CSV化してNotesにインポートするという業務が複数あり、都度colファイルを切り替えながらという手間がありました。

今回はExcelに呼び出したデータをVBAを利用し、Notesの新規文書として保存する手順を記載させて頂きます。
※データ項目数はかなり多いものですが、今回は割愛して紹介させて頂きますので、ご了承ください。

まず従来呼び出していたExcelファイルです。

A列から、部課コード・担当者コード・取引先コード・取引先支店コードの4項目がセットされています。

早速ですが、VBAのコードです。

-----------------------------------------------------------------------------------------
　Public Sub import_notesdb()

　　Dim Session As Object
　　Dim db As Object
　　Dim doc As Object

　　Set Session = CreateObject("Notes.Notessession")
　　Set db = Session.GetDatabase("サーバー名", "DB名.nsf")
　　Set doc = db.createdocument(db)

　　doc.form = "フォーム名(別名)"
　　doc.フィールド名1 = Range("A1").Value
　　doc.フィールド名2= Range("B1").Value
　　doc.フィールド名3 = Range("C1").Value
　　doc.フィールド名4 = Range("D1").Value

　　Call doc.Save(True, True)

　End Sub

-----------------------------------------------------------------------------------------

赤字の部分は貴社環境に合わせて変更してください。
特に難しいコードはひとつもありませんね。

Excelブックを保存し、「import_notesdb」を実行します。
Notesアプリケーションを開くと、インポートされていることがわかります。

文書を開くと、

指定したフィールドに値がセットされています。

とっても簡単ですね!!

今まで苦労していましたので、かなり便利になりました。

また副産物としてCSVデータをNotesに呼び出した場合、先頭の"0"が消えるという現象がありましたが、このVBAではこちらも回避できるようになりました。

あとは複数行のデータを繰り返すように組み替えれば完成です。

従来Notesのインポート操作を一般ユーザーに教えるのは少し難しいところがあったのですが、Excel VBAですと誤った操作をしてしまうことも回避できるため、こちらも大きな進歩になりました。

I様、重要なヒントありがとうございました!!

次回はユニバーサルテンプレートに戻る予定です。

ユニバーサルテンプレート～ビュー①～

みなさま、こんにちは!!
いよいよ今週ですね、
テクてく Lotus 技術者夜会　ザ・大阪編(テクてく大阪)。

関西では年1回のイベントです。
今年はライトニングトークということで、私含めたくさんの方が話題を持ち寄って参加致します。
近隣の方は、ぜひご都合つけて現地へ。
また東京でもパプリックビューがございますので、首都圏の方はそちらにご参加ください!!
皆様とお会いできることを楽しみにしております。

さて今回は先日のフォームに続きまして、ユニバーサルテンプレートのビューについて記載致します。
ビューの場合、デザイン部分を除けば、フォームほどの設定項目がありません。

既存の(無題)ビューをクリックし、[F2]キーで名前と別名を変更します。
私の環境では

名前：　一覧
別名：　all

としました。

続いてビューの選択式を設定します。
特にテンプレートですので設定の必要もありませんが、実際に作るアプリケーションで複数のフォームを利用することも考えられますので、参考ということで設定致します。

ビューの選択
　[使用フォームにより検索] - [ライブラリ]

続いてビューのプロパティを開き、[スタイル]タブにてデザイン要素を設定します。
加えて未読行の表示色も設定します。

行
　未読：　赤

また[詳細]タブでも

未読マーク：　標準

にしておきます。

列の内容については、デザイン要素の設定を行います。

また弊社ではビューの行の色を制御して目立つようにしたアプリケーションが結構ありますので、こちらの機能を追加します。

ビューの1列目を選択し、

タイトル：　[ブランク]
色で値を表示にチェック
詳細タブで「列を非表示」にもチェック

続いてフィールドの式に以下を設定します。

red := 255:0:0;
blue := 0:0:255;
yellow := 255:255:0;
pink := 255:193:253;
white := 255:255:255;
black :=  1:1:1;
apricot := 255:155:133;
plain:= 0:0:0;
@If (フィールド名!= "***";0:0:0;black:yellow)

この例ですと、「フィールド名」が「***」である場合、
　背景：黒
　文字：黄色
で表示するというものです。
余談ですが、この配色は弊社では「タイガースカラー」として一番目立たせる際の配色パターンになります。

結果の一例では、下記のように表示することができます。

主な色を一時変数に与えておりますので、自由に組み合わせて使用することが可能になります。

残りはアクションバーのプロパティにてデザイン要素を変更します。


以上で非常に簡単ですが、ビューのテンプレートについては完成とさせて頂きます。

もちろん一般的に使う列を先に組み込んでおくことも可能ですが、今回は設定していません。

次回はアクションについて記載する予定です。